El buzón de quien se ha ido: el tratamiento que nadie documenta

Conviene resistir la tentación de archivarlo como asunto belga. De todos los tratamientos que lleva a cabo una organización, el buzón de quien se ha ido es probablemente el más universal y casi siempre el que falta en el registro. Nadie lo decide: ocurre. El día de la salida la cuenta queda abierta porque «igual llega algo importante», un mes después nadie se acuerda de cerrarla, y un año más tarde existe un contenedor con la correspondencia de una persona que ya no está, leído por compañeros a los que ella nunca autorizó.

El argumento que se oye en defensa de la práctica es siempre el mismo: interés legítimo en la continuidad de la actividad. El argumento no es ridículo, solo es mucho más corto de lo que se pretende. En los días inmediatamente posteriores a la salida existe de verdad un interés en no perder un pedido o un plazo. Ese interés se agota cuando los corresponsales han tenido tiempo de cambiar de dirección, y ese tiempo se mide en semanas. Más allá, lo que queda no es continuidad: es la comodidad de no haber reorganizado nada, y la comodidad no es una base jurídica.

• El buzón debe desactivarse a más tardar el día en que termina la relación. No «cuanto antes»: ese día.
• En su lugar, un mensaje automático que indique una dirección alternativa, sin explicar adónde ha ido la persona y sin facilitar sus datos de contacto privados.
• Tras un plazo razonable —en principio un mes, prorrogable a tres como máximo con motivos documentados— se suprimen tanto el buzón como la respuesta automática.
• El contenido no se lee. Si un documento hace falta de verdad, debe localizarse con una búsqueda puntual y documentada, informando antes al interesado.
• La persona debe saber todo esto antes de marcharse, no descubrirlo después: es el deber de información, no una cortesía.

Para el DPD las cosas que hay que poner por escrito son cuatro, y ninguna requiere un proyecto: la entrada en el registro de actividades, con finalidad, base y plazos distintos para la desactivación y para la supresión; el párrafo de la información al personal que describe qué ocurre con el buzón tras la salida; el procedimiento de salida que asigna a una persona concreta la tarea de cerrarlo, con una fecha; y el acta de cualquier acceso al contenido, si ha habido acceso. Sin el cuarto punto, la organización no puede demostrar que nadie leyó nada, y la carga de la prueba es suya.

Un detalle sobre el mensaje automático, porque es la parte que peor se escribe. «Nuestro compañero ya no trabaja aquí, pueden localizarlo en esta nueva dirección» comunica a cualquiera que escriba una información sobre la trayectoria de una persona que no ha pedido divulgarla. El texto correcto dice dos cosas y se detiene: que esa dirección ya no está en uso, y a qué dirección escribir. Ni el motivo, ni el destino, ni los buenos deseos.

Qué hacer hoy, en concreto. Quien gestiona el cumplimiento en una organización puede comprobar en media hora cuántos buzones de personas que ya salieron siguen activos, desde cuándo, y si alguno está reenviado a un compañero. Si el número no es cero, no hace falta una evaluación de impacto: hace falta una lista con una fecha al lado de cada línea. La decisión belga no ha establecido un principio nuevo —la línea de la autoridad es la misma al menos desde 2020, cuando una sociedad fue sancionada con 15.000 euros por direcciones no cerradas a la salida de los colaboradores. Lo que ha cambiado es el precio.