TL;DR
501 reglas de conservación en nueve ordenamientos, cada una con su fuente. De 232 reglas portuguesas solo 99 tienen duración numérica: las demás dependen de un evento, se solapan, o la ley no dice nada y decide el responsable. El estado de verificación se muestra entrada por entrada.
La pregunta más difícil de responder
¿Cuánto tiempo se conserva una nómina? ¿Y el currículum de un candidato no contratado? ¿Y las grabaciones de las cámaras? Son las primeras preguntas que hace un responsable, y aquellas en las que el registro del art. 30 suele quedarse vago: «durante el tiempo necesario». En una inspección esa fórmula no aguanta, porque el art. 5.1.e) pide un plazo, y el plazo depende de la categoría de dato y del ordenamiento.
Por qué no es una tabla de años
De las 232 reglas portuguesas, solo 99 tienen una duración precisa, expresable con un número y una unidad. Las otras 133 son plazos que concurren entre sí, plazos que arrancan con un evento, conservaciones sin límite numérico, o casos en que la ley no fija nada y decide el responsable. Un campo «duración: 7 años» habría obligado a inventar un número donde la ley no lo tiene, que es la forma más rápida de construir un cumplimiento ficticio.
- 99 reglas con duración estructurable, 57 con duración compuesta, 36 sin plazo numérico, 23 remitidas a la decisión del responsable, 17 ligadas a un evento o condición.
- 34 dominios, de la sanidad al blanqueo de capitales, de la videovigilancia a las profesiones reguladas.
- Cada entrada declara la fuente, el inicio del cómputo, el destino de los datos al vencimiento y las cautelas de uso.
El estado de verificación se muestra, no se esconde
De las 232 reglas portuguesas, 137 están marcadas «Verificado» y 95 «Referência corrente». La distinción es del autor y permanece visible para quien consulta: una entrada no pasa a estado verificado sin una nueva consulta de la fuente primaria. Mostrar que casi la mitad sigue en referencia corriente parece contraintuitivo, y en cambio es lo único que hace fiable el contenido, porque dice dónde mirar dos veces.
Cómo entra el derecho de un país
La matriz portuguesa es contenido de Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), versión FM-D07-01 v16.0, adaptada por él para la plataforma y transcrita sin modificaciones de fondo: textos, fuentes, estados de verificación y cautelas son suyos, palabra por palabra. Es el modelo con el que entrarán los demás ordenamientos: un profesional del país, su versión, su nombre encima.
Cómo debe usarse
Las referencias normativas sobre plazos de conservación son un apoyo operativo y deben valorarse frente al contexto específico de cada tratamiento. Una regla legal dice cuál es el plazo máximo, no que todos los campos deban conservarse durante él: un máximo de diez años no legitima conservar cada dato diez años, sino solo los necesarios para la finalidad que justifica el plazo. En el registro, la regla elegida se fotografía con su versión: si mañana cambia la matriz, queda escrito sobre qué texto se tomó la decisión.
Quien decide el plazo y quien materialmente suprime los datos suelen ser dos personas distintas, y la plataforma las mantiene separadas: es una distinción que normalmente se confunde, y la primera que se pregunta cuando llega una inspección.
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