To sertifiserte e-poster med alle adressene synlige: 2 000 euro til det italienske biologforbundet

Gebyret er lavt, og Garante forklarer hvorfor: et enkeltstående brudd som skyldtes menneskelig feil, bare e-postadresser og ingen særlige kategorier, ingen tidligere brudd, godt samarbeid og korrigerende tiltak allerede på plass. Vedtaket ble likevel publisert, nettopp på grunn av det store antallet mottakere, og prinsippet det slår fast gjelder alle.

Hvorfor en synlig adresse er en utlevering av opplysninger

En personlig e-postadresse er en personopplysning. Å sette den i «Til»- eller «Kopi»-feltet i en fellesmelding betyr å utlevere den til alle de andre mottakerne, altså til tredjeparter. Det krever et rettslig grunnlag og, for et offentlig organ etter artikkel 2-ter i den italienske loven, en regel som åpner for det. Det er ikke nok at mottakerne har samme yrke, og heller ikke at utsendelsen var en feil: feilen forklarer alvorlighetsgraden, den gjør ikke behandlingen lovlig.

• En teknisk begrensning i verktøyet er ingen unnskyldning: tillater ikke systemet blindkopi, må man sende på en annen måte.
• Alternativene er enkle: enkeltutsendelser, fletting, en plattform for masseutsendelse, en distribusjonsliste som ikke viser adressene.
• Personlige adresser veier tyngre enn generelle: fornavn.etternavn@ forteller hvem personen er, post@ gjør ikke det.
• En melding med synlige mottakere er også et brudd på konfidensialiteten: den må vurderes som avvik og føres i avviksloggen, selv om den ikke meldes.
• Regelen må skrives ned og læres bort: den som sender rundskrivene, er sjelden den som skrev personvernrutinene.

Saken er særlig relevant for profesjonsforeninger, organisasjoner, skoler, forretningsførere for sameier og alle som jevnlig skriver til en liste med personer som ikke kjenner hverandre. Det er i slike utsendelser feilen er lettest å gjøre, fordi den samme operasjonen gjentas titalls ganger og noen før eller siden gjør den i en fart.

I kundemappen holder det med tre linjer: hvilket verktøy som brukes til fellesmeldinger, om det hindrer at adressene blir synlige eller om det avhenger av den som skriver, og når de som sender sist fikk opplæring. Er det andre svaret «det avhenger av den som skriver», er det der tiltaket hører hjemme.