TL;DR
501 oppbevaringsregler i ni rettsordener, hver med sin egen kilde. Av 232 portugisiske regler har bare 99 en numerisk varighet: de øvrige avhenger av en hendelse, overlapper, eller loven sier ingenting og den behandlingsansvarlige bestemmer. Verifiseringsstatus vises post for post.
Spørsmålet som er vanskeligst å svare på
Hvor lenge oppbevarer man en lønnsslipp? Og CV-en til en søker som ikke ble ansatt? Og kameraopptakene? Dette er de første spørsmålene en behandlingsansvarlig stiller, og de som protokollen etter art. 30 oftest er vag om: «så lenge det er nødvendig». Under en gjennomgang holder ikke den formuleringen, for art. 5 nr. 1 bokstav e krever en frist, og fristen avhenger av kategorien opplysninger og av rettsordenen.
Hvorfor det ikke er en tabell med årstall
Av de 232 portugisiske reglene har bare 99 en presis varighet som kan uttrykkes med et tall og en enhet. De øvrige 133 er frister som løper parallelt, frister utløst av en hendelse, oppbevaring uten numerisk grense, eller tilfeller der loven ikke fastsetter noe og den behandlingsansvarlige bestemmer. Et felt med «varighet: 7 år» ville tvunget fram et oppdiktet tall der loven ikke har noe — den raskeste veien til tilsynelatende etterlevelse.
- 99 regler med strukturerbar varighet, 57 med sammensatt varighet, 36 uten numerisk frist, 23 overlatt til den behandlingsansvarliges beslutning, 17 knyttet til en hendelse eller et vilkår.
- 34 områder, fra helse til hvitvaskingsregelverk, fra kameraovervåking til regulerte yrker.
- Hver post oppgir kilde, når fristen begynner å løpe, hva som skjer med opplysningene ved utløp, og forbeholdene ved bruk.
Verifiseringsstatusen vises, den skjules ikke
Av de 232 portugisiske reglene er 137 merket «Verificado» og 95 «Referência corrente». Skillet er forfatterens og forblir synlig for den som slår opp: en post går ikke over til verifisert uten en ny gjennomgang av primærkilden. Å vise at nesten halvparten fortsatt står på løpende referanse virker mot sin hensikt, og er likevel det eneste som gjør innholdet troverdig — fordi det sier hvor man må se to ganger.
Hvordan et lands rett kommer inn i plattformen
Den portugisiske matrisen er innhold fra Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), versjon FM-D07-01 v16.0, tilpasset av ham til plattformen og gjengitt uten endringer i innholdet: tekster, kilder, verifiseringsstatus og forbehold er hans, ord for ord. Det er modellen de øvrige rettsordenene vil følge: en fagperson fra landet, hans versjon, hans navn over.
Hvordan den skal brukes
De rettslige henvisningene om lagringstid er en operativ støtte og må vurderes opp mot den konkrete sammenhengen for hver behandling. En lovregel angir maksimalfristen, ikke at alle felt må oppbevares i hele den perioden: et maksimum på ti år legitimerer ikke tiårig oppbevaring av enhver opplysning, men bare av dem som er nødvendige for formålet som begrunner fristen. I protokollen fastholdes den valgte regelen med sin versjon: endres matrisen i morgen, står det fortsatt hvilken tekst beslutningen bygget på.
Den som fastsetter fristen og den som faktisk sletter opplysningene, er ofte to forskjellige personer, og plattformen holder dem fra hverandre: et skille som vanligvis viskes ut, og det første man blir spurt om når en gjennomgang kommer.
Looking for a workspace for your DPO work?
DPO Workspace is built by a certified DPO. 30-day free trial.
Start free
