Skrzynka osoby, która odeszła: przetwarzanie, którego nikt nie dokumentuje

Warto oprzeć się pokusie odłożenia tej sprawy jako belgijskiej. Ze wszystkich operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację skrzynka osoby, która odeszła, jest prawdopodobnie najbardziej powszechna i niemal zawsze ta, której brakuje w rejestrze. Nikt jej nie decyduje: ona się zdarza. W dniu odejścia konto zostaje otwarte, bo «może przyjdzie coś ważnego», miesiąc później nikt nie pamięta, żeby je zamknąć, a rok później istnieje pojemnik z korespondencją osoby, której już tam nie ma, czytany przez współpracowników, których nigdy do tego nie upoważniła.

Argument przytaczany w obronie tej praktyki jest zawsze ten sam: uzasadniony interes w ciągłości działalności. Argument nie jest śmieszny, jest tylko znacznie krótszy, niż się go używa. W dniach bezpośrednio po odejściu rzeczywiście istnieje interes w tym, by nie stracić zamówienia albo terminu. Interes ten wygasa, gdy korespondenci mieli czas zmienić adres, a ten czas mierzy się w tygodniach. Dalej pozostaje już nie ciągłość, lecz wygoda nieprzeorganizowania niczego, a wygoda nie jest podstawą prawną.

• Skrzynkę należy dezaktywować najpóźniej w dniu zakończenia stosunku prawnego. Nie «jak najszybciej»: tego dnia.
• Na jej miejscu autoodpowiedź wskazująca adres alternatywny, bez wyjaśniania, gdzie poszła ta osoba, i bez podawania jej prywatnych danych kontaktowych.
• Po rozsądnym terminie — co do zasady miesiąc, przedłużalnym maksymalnie do trzech z udokumentowanych powodów — usuwa się zarówno skrzynkę, jak i autoodpowiedź.
• Treści się nie czyta. Jeśli dokument jest naprawdę potrzebny, trzeba go znaleźć ukierunkowanym, udokumentowanym wyszukiwaniem, informując uprzednio osobę, której dane dotyczą.
• Osoba musi wiedzieć o wszystkim tym przed odejściem, a nie dowiadywać się potem: to obowiązek informacyjny, nie uprzejmość.

Dla inspektora ochrony danych są cztery rzeczy do zapisania i żadna nie wymaga projektu: pozycja w rejestrze czynności przetwarzania, z celem, podstawą i odrębnymi terminami dezaktywacji i usunięcia; akapit w informacji dla personelu opisujący, co dzieje się ze skrzynką po odejściu; procedura offboardingu przypisująca imiennie wskazanej osobie zadanie zamknięcia, z datą; oraz protokół każdego dostępu do treści, jeżeli dostęp miał miejsce. Bez czwartego punktu organizacja nie jest w stanie wykazać, że nikt niczego nie przeczytał, a ciężar dowodu spoczywa na niej.

Szczegół o autoodpowiedzi, bo to część najczęściej pisana źle. «Nasz kolega już u nas nie pracuje, można go znaleźć pod tym nowym adresem» przekazuje każdemu piszącemu informację o ścieżce zawodowej osoby, która o jej ujawnienie nie prosiła. Poprawny tekst mówi dwie rzeczy i na tym kończy: że ten adres nie jest już używany i pod jaki adres pisać. Ani powodu, ani miejsca docelowego, ani życzeń.

Co zrobić dziś, konkretnie. Kto odpowiada w organizacji za zgodność, może w pół godziny sprawdzić, ile skrzynek osób, które odeszły, jest nadal aktywnych, od kiedy i czy któraś jest przekierowana do współpracownika. Jeśli liczba nie wynosi zero, nie potrzeba oceny skutków: potrzebna jest lista z datą obok każdego wiersza. Belgijska decyzja nie ustanowiła nowej zasady — linia organu jest ta sama co najmniej od 2020 r., gdy pewną spółkę ukarano kwotą 15 000 euro za adresy niezamknięte po odejściu współpracowników. Zmieniła się cena.