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DSGVO-Software für die tägliche Praxis

DSGVO Software für Datenschutzbeauftragte, Berater und Unternehmen

Eine DSGVO Software bündelt die Dokumente, die eine Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung als Erstes sehen will: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutz-Folgenabschätzungen, das Register der Datenpannen und die zugehörigen Fristen. Für externe Datenschutzbeauftragte und Berater, die mehrere Mandanten gleichzeitig betreuen, entscheidet dieses Werkzeug darüber, ob Compliance ein laufender Prozess ist oder eine Sammlung verstreuter Excel-Dateien.

In Deutschland kommt eine Besonderheit hinzu, die den Bedarf an einer strukturierten Datenschutzmanagement Software früher auslöst als anderswo in Europa: Nach § 38 BDSG muss ein Datenschutzbeauftragter bereits benannt werden, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Diese Schwelle liegt weit unter den 250 Mitarbeitern, ab denen Art. 30 Abs. 5 DSGVO die Ausnahme vom Verarbeitungsverzeichnis vorsieht – in der Praxis betrifft die Pflicht damit auch viele kleine und mittlere Unternehmen.

§ 38 BDSG: die deutsche Besonderheit

20 Beschäftigte in der automatisierten Datenverarbeitung genügen für die Benennungspflicht – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße im Übrigen. Zuständig ist je nach Sitz die Landesdatenschutzbehörde, für Bundesbehörden und bestimmte Bereiche der BfDI.

Was eine DSGVO-Software abdecken sollte

  • Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) pro Mandant
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA, Art. 35 DSGVO) mit geführtem Assistenten
  • Datenpannen-Management mit 72-Stunden-Timer (Art. 33/34 DSGVO)
  • Dokumentenarchiv mit Versionsverlauf, prüfungsfest
  • Fristenkalender für Wiedervorlagen und gesetzliche Termine
  • EU AI Act: Pflichtenübersicht und Dokumentvorlagen für Deployer

Für einen externen Datenschutzbeauftragten mit zehn oder zwanzig Mandanten ist die entscheidende Eigenschaft nicht die Funktionsliste, sondern die Trennung pro Mandant bei gleichzeitiger Übersicht über alle Fristen – genau das, was eine Sammlung einzelner Dateien nicht leisten kann.

Jeder Mandant, sein Verzeichnis, seine Fristen

In DPO Workspace hat jeder Mandant sein eigenes Verarbeitungsverzeichnis, verknüpft mit DSFA, Datenpannen und Dokumenten – mit Versionsverlauf für die Prüfung. 30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.

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Häufige Fragen

Ab wie vielen Mitarbeitern brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Nach § 38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind – deutlich niedriger als die Schwellen, die andere Mitgliedstaaten anwenden. Unabhängig von dieser Zahl bleibt die Pflicht in den Fällen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO bestehen, etwa bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

Ersetzt eine DSGVO-Software den Datenschutzbeauftragten?

Nein. Die Software unterstützt die tägliche Arbeit – Verzeichnis, Fristen, Dokumente, DSFA – ersetzt aber nicht die fachliche Bewertung des Datenschutzbeauftragten und nicht die Verantwortung des Verantwortlichen nach Art. 24 und 32 DSGVO.

Reicht Excel für einen externen Datenschutzbeauftragten mit mehreren Mandanten?

Für einen einzelnen Verantwortlichen mit wenigen Verarbeitungstätigkeiten oft ja. Sobald mehrere Mandanten, wiederkehrende Prüftermine und Verknüpfungen zu DSFA und Datenpannen dazukommen, wird die Tabelle zur Fehlerquelle: Versionen laufen auseinander, Fristen werden übersehen, es gibt keine Nachweisbarkeit für eine Prüfung durch die Aufsichtsbehörde.

Welche Aufsichtsbehörde ist in Deutschland zuständig?

Für die private Wirtschaft ist grundsätzlich die Landesdatenschutzbehörde am Sitz des Unternehmens zuständig; für öffentliche Stellen des Bundes und bestimmte Bereiche (etwa Telekommunikation und Post) der BfDI (Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit).

Was hat der EU AI Act mit der DSGVO-Software zu tun?

Ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50 des AI Act; die Pflichten für Hochrisiko-Systeme wurden durch das Digital-Omnibus-Paket auf den 2. Dezember 2027 bzw. den 2. August 2028 verschoben. Das Verbot bestimmter Praktiken und die KI-Kompetenz nach Art. 4 gelten bereits. Viele Nachweise überschneiden sich mit der DSGVO-Dokumentation (Verarbeitungsverzeichnis, Risikobewertung), weshalb DPO Workspace beide Themen im selben Mandantenprofil verknüpft, statt sie getrennt zu pflegen.

Verarbeitungsverzeichnis, DSFA und Datenpannen – an einem Ort

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