TL;DR
501 Aufbewahrungsregeln in neun Rechtsordnungen, jede mit eigener Quelle. Von 232 portugiesischen Regeln haben nur 99 eine numerische Dauer: die übrigen hängen von einem Ereignis ab, überlagern sich, oder das Gesetz schweigt und der Verantwortliche entscheidet. Der Prüfstatus wird Eintrag für Eintrag angezeigt.
Die Frage, die am schwersten zu beantworten ist
Wie lange bewahrt man eine Lohnabrechnung auf? Und den Lebenslauf einer nicht eingestellten Bewerberin? Und die Kameraaufzeichnungen? Das sind die ersten Fragen eines Verantwortlichen, und genau die, bei denen das Verzeichnis nach Art. 30 meist vage bleibt: «so lange wie erforderlich». Bei einer Prüfung trägt diese Formel nicht, denn Art. 5 Abs. 1 Buchst. e verlangt eine Frist, und die Frist hängt von der Datenkategorie und der Rechtsordnung ab.
Warum es keine Tabelle mit Jahreszahlen ist
Von den 232 portugiesischen Regeln haben nur 99 eine genaue, mit Zahl und Einheit ausdrückbare Dauer. Die übrigen 133 sind Fristen, die nebeneinander laufen, Fristen, die durch ein Ereignis ausgelöst werden, Aufbewahrungen ohne numerische Grenze, oder Fälle, in denen das Gesetz nichts festlegt und der Verantwortliche entscheidet. Ein Feld «Dauer: 7 Jahre» hätte gezwungen, eine Zahl zu erfinden, wo das Gesetz keine hat — der schnellste Weg zu einer Scheinkonformität.
- 99 Regeln mit strukturierbarer Dauer, 57 mit zusammengesetzter Dauer, 36 ohne numerische Frist, 23 der Entscheidung des Verantwortlichen überlassen, 17 an ein Ereignis oder eine Bedingung geknüpft.
- 34 Bereiche, vom Gesundheitswesen bis zur Geldwäschebekämpfung, von der Videoüberwachung bis zu den reglementierten Berufen.
- Jeder Eintrag nennt Quelle, Fristbeginn, Schicksal der Daten bei Fristablauf und die zu beachtenden Vorbehalte.
Der Prüfstatus wird gezeigt, nicht versteckt
Von den 232 portugiesischen Regeln sind 137 als «Verificado» und 95 als «Referência corrente» gekennzeichnet. Die Unterscheidung stammt vom Autor und bleibt für den Lesenden sichtbar: ein Eintrag wird nicht ohne erneute Konsultation der Primärquelle auf «geprüft» gesetzt. Zu zeigen, dass fast die Hälfte noch auf laufender Referenz steht, wirkt widersinnig und ist doch das Einzige, was den Inhalt verlässlich macht — weil es sagt, wo man zweimal hinsehen soll.
Wie das Recht eines Landes in die Plattform kommt
Die portugiesische Matrix ist Inhalt von Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), Fassung FM-D07-01 v16.0, von ihm für die Plattform angepasst und ohne inhaltliche Änderungen übernommen: Texte, Quellen, Prüfstatus und Vorbehalte sind seine, Wort für Wort. Es ist das Muster, nach dem die weiteren Rechtsordnungen folgen werden: eine Fachperson des Landes, ihre Fassung, ihr Name darüber.
Wie sie zu verwenden ist
Die rechtlichen Hinweise zu Aufbewahrungsfristen sind eine Arbeitshilfe und im Kontext der jeweiligen Verarbeitung zu bewerten. Eine gesetzliche Regel nennt die Höchstfrist, nicht dass jedes Feld über diese Frist aufzubewahren wäre: ein Maximum von zehn Jahren rechtfertigt nicht die zehnjährige Aufbewahrung jedes Datums, sondern nur derjenigen, die für den fristbegründenden Zweck erforderlich sind. Im Verzeichnis wird die gewählte Regel samt Fassung festgehalten: ändert sich die Matrix morgen, steht weiterhin fest, auf welchem Text die Entscheidung beruhte.
Wer die Frist festlegt und wer die Daten tatsächlich löscht, sind oft zwei verschiedene Personen, und die Plattform hält beides auseinander: eine Unterscheidung, die üblicherweise verschwimmt — und die bei einer Prüfung als Erstes erfragt wird.
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