Suomessa työelämä on oma lukunsa
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) on tarpeellisuusvaatimuksessaan tiukempi kuin tietosuoja-asetus yksinään: työnantaja saa kerätä työntekijää koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työntekijältä itseltään, ja muualta vain tämän suostumuksella. Toimeksiannoissa, joissa on henkilöstöä, tämä on ensimmäinen tarkistettava asia — ei viimeinen.
Mitä tehtävään kuuluu artiklan 39 mukaan
- Neuvoa ja tiedottaa rekisterinpitäjää ja henkilöstöä velvoitteista
- Seurata asetuksen ja kansallisen lainsäädännön noudattamista, mukaan lukien vastuunjako ja koulutus
- Antaa pyydettäessä neuvoja vaikutustenarvioinnista ja seurata sen toteutusta (artikla 35)
- Toimia yhteyspisteenä valvontaviranomaiseen ja tehdä yhteistyötä sen kanssa
Sisäiseen käyttöön tehty työkalu vai vastaavan työtila
Annettu neuvo on osa näyttöä
Tietosuojavastaavan neuvo ei sido rekisterinpitäjää, mutta sen antaminen — ja sivuuttaminen — on merkityksellistä. Kirjattuna se suojaa molempia. DPO Workspace säilyttää neuvot toimeksiannon aikajanalla, päivämäärineen.
Kokeile maksuttaUsein kysyttyä
Milloin tietosuojavastaava on pakko nimittää?
Artiklan 37 kohta 1 luettelee kolme tapausta: viranomaiset ja julkishallinnon elimet, organisaatiot joiden ydintoiminta on rekisteröityjen laajamittainen säännöllinen ja järjestelmällinen seuranta, ja organisaatiot jotka käsittelevät laajamittaisesti erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai rikostuomioita koskevia tietoja. Näiden ulkopuolella nimittäminen on vapaaehtoista — mutta vapaaehtoisesti nimitettyyn sovelletaan samoja säännöksiä.
Voiko sama henkilö olla usean organisaation tietosuojavastaava?
Kyllä. Artiklan 37 kohta 6 sallii nimenomaisesti, että tehtävä hoidetaan palvelusopimuksen perusteella, eikä mikään estä useaa samanaikaista toimeksiantoa, kunhan vastaava kykenee hoitamaan tehtävänsä jokaisessa niistä eikä joudu artiklan 38 kohdan 6 tarkoittamaan eturistiriitaan.
Mitä riippumattomuus käytännössä tarkoittaa?
Artiklan 38 kohta 3 tarkoittaa, ettei tietosuojavastaava saa ottaa vastaan ohjeita tehtäviensä hoitamisesta, ettei häntä saa erottaa tai rangaista niiden hoitamisesta, ja että hän raportoi ylimmälle johdolle. Se on tehtävän suoja, ei henkilön etuoikeus.
Vaatiiko tehtävä sertifikaatin Suomessa?
Ei. Tietosuoja-asetus edellyttää asiantuntemusta tietosuojalainsäädännöstä ja alan käytänteistä suhteessa käsittelyn monimutkaisuuteen, mutta ei määrää tutkintoa eikä sertifikaattia. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei ylläpidä pakollista tietosuojavastaavien rekisteriä; artiklan 37 kohdan 7 mukainen yhteystietojen ilmoittaminen on eri asia ja se on tehtävä.
Miten ulkoisen vastaavan työ eroaa sisäisestä?
Sisältö on sama, mittakaava ei. Sisäinen vastaava tuntee yhden organisaation ja voi pitää tilannekuvan päässään. Ulkoinen seuraa kymmentä tai kahtakymmentä rinnakkain, ja jokaisessa on oma käsittelyjen joukko, omat määräajat ja oma historia siitä mitä on neuvottu ja milloin. Juuri tuo historia on se, mitä valvonnassa kysytään.
Yksi työtila, kaikki toimeksiannot
Erillään pidetyt asiakkaat, yhteinen määräaikanäkymä, raportti omalla nimelläsi.
Aloita maksutta