TL;DR
501 règles de conservation sur neuf ordres juridiques, chacune avec sa source. Sur 232 règles portugaises, 99 seulement ont une durée chiffrée : les autres dépendent d’un événement, se chevauchent, ou la loi ne dit rien et le responsable décide. L’état de vérification est affiché entrée par entrée.
La question à laquelle il est le plus difficile de répondre
Combien de temps conserve-t-on un bulletin de paie ? Et le CV d’un candidat non retenu ? Et les enregistrements des caméras ? Ce sont les premières questions d’un responsable, et celles sur lesquelles le registre de l’art. 30 reste le plus souvent vague : « pendant la durée nécessaire ». Lors d’un contrôle, cette formule ne tient pas, car l’art. 5, § 1, e) demande un délai, et le délai dépend de la catégorie de données et de l’ordre juridique.
Pourquoi ce n’est pas un tableau d’années
Sur les 232 règles portugaises, 99 seulement ont une durée précise, exprimable par un nombre et une unité. Les 133 autres sont des délais qui concourent entre eux, des délais déclenchés par un événement, des conservations sans limite chiffrée, ou des cas où la loi ne fixe rien et où le responsable décide. Un champ « durée : 7 ans » aurait obligé à inventer un nombre là où la loi n’en a pas, ce qui est la façon la plus rapide de construire une conformité factice.
- 99 règles à durée structurable, 57 à durée composée, 36 sans délai chiffré, 23 renvoyées à la décision du responsable, 17 liées à un événement ou à une condition.
- 34 domaines, de la santé à la lutte contre le blanchiment, de la vidéosurveillance aux professions réglementées.
- Chaque entrée déclare sa source, le point de départ du délai, le sort des données à l’échéance et les précautions d’usage.
L’état de vérification est affiché, pas dissimulé
Sur les 232 règles portugaises, 137 sont marquées « Verificado » et 95 « Referência corrente ». La distinction est celle de l’auteur et reste visible pour qui consulte : une entrée ne passe pas à l’état vérifié sans une nouvelle consultation de la source primaire. Montrer que près de la moitié des entrées est encore au niveau de référence courante paraît contre-intuitif, et c’est en réalité la seule chose qui rende le contenu fiable — parce qu’elle indique où regarder deux fois.
Comment le droit d’un pays entre dans la plateforme
La matrice portugaise est un contenu de Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), version FM-D07-01 v16.0, adaptée par lui pour la plateforme et transcrite sans modification de fond : textes, sources, états de vérification et précautions sont les siens, mot pour mot. C’est le modèle selon lequel les autres ordres juridiques entreront : un professionnel du pays, sa version, son nom dessus.
Comment l’utiliser
Les références légales sur les durées de conservation sont un appui opérationnel et doivent être appréciées au regard du contexte propre à chaque traitement. Une règle légale indique la durée maximale, non que tous les champs doivent être conservés pendant cette durée : un maximum de dix ans ne légitime pas la conservation décennale de chaque donnée, mais seulement de celles nécessaires à la finalité qui justifie le délai. Dans le registre, la règle retenue est photographiée avec sa version : si la matrice change demain, il reste écrit sur quel texte la décision a été prise.
Celui qui fixe le délai et celui qui efface matériellement les données sont souvent deux personnes différentes, et la plateforme les tient distinctes : c’est une distinction que l’on confond d’ordinaire, et la première demandée lors d’un contrôle.
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