TL;DR
L'art. 5, par. 1, lett. e) impone la limitazione della conservazione. La CNIL declina il principio in tre fasi: base attiva (il tempo necessario a realizzare la finalità), archiviazione intermedia (pratica chiusa ma interesse amministrativo o obbligo di legge — con separazione fisica o logica obbligatoria) e archiviazione definitiva (trattamenti a fini di archiviazione nel pubblico interesse). I referenziali settoriali indicano durate obbligatorie quando un testo le impone, raccomandate negli altri casi: applicare quelle raccomandate vale come presunzione di conformità, discostarsene è possibile a condizione di motivare la scelta.
Un dato, tre vite
La base attiva è il tempo necessario a realizzare la finalità che ha giustificato la raccolta. Lì i dati sono accessibili nell'ambiente di lavoro immediato dei servizi operativi: le risorse umane per una selezione, il commerciale per un cliente. La CNIL fa l'esempio del candidato non assunto, i cui dati si conservano al massimo due anni salvo richiesta di cancellazione.
L'archiviazione intermedia comincia quando la pratica è chiusa. I dati non servono più a raggiungere l'obiettivo, ma conservano un interesse amministrativo — la gestione di un eventuale contenzioso — oppure rispondono a un obbligo di legge: i dati di fatturazione si conservano dieci anni in forza del codice di commercio, anche se la persona non è più cliente. In quella fase possono essere consultati solo in modo puntuale e motivato, da persone specificamente autorizzate.
L'archiviazione definitiva riguarda solo i trattamenti a fini di archiviazione nel pubblico interesse. A differenza della base attiva, le ultime due fasi non sono automatiche: la loro necessità si valuta trattamento per trattamento, e per ciascuna va fatta una selezione fra i dati.
La frase che tutti saltano
«Se l'archiviazione intermedia è necessaria e giustificata, va operata una separazione dalla base attiva.» Questa separazione è fisica — estrazione dei dati verso una base di archiviazione dedicata, accessibile alle sole persone autorizzate — oppure logica: i dati restano dove sono ma vengono isolati con una limitazione delle abilitazioni che li rende inaccessibili a chi non ha più interesse a trattarli. Un registro che dichiara dieci anni di conservazione mentre i dati restano nel CRM, visibili a tutta la forza vendita, non descrive un'archiviazione intermedia: descrive dieci anni di base attiva, che è un'altra cosa e raramente giustificabile.
- Lo stesso dato può appartenere a due trattamenti distinti con due durate diverse: archiviarlo o cancellarlo nell'uno non impedisce di continuare a usarlo nell'altro.
- Quando un testo fissa la durata, quella si applica — l'art. L3243-4 del codice del lavoro francese obbliga il datore a conservare copia della busta paga per cinque anni.
- I referenziali della CNIL coprono la sanità fuori ricerca, la ricerca sanitaria, il settore sociale e medico-sociale e la gestione delle risorse umane. Elencano solo i trattamenti più frequenti: un trattamento assente dal referenziale non è un trattamento senza durata.
- Le disposizioni raccolte nei referenziali riguardano solo il diritto nazionale: una società stabilita in più Stati deve verificare le altre legislazioni applicabili.
«Termini di legge» non è una durata di conservazione
È la dicitura più frequente nei registri e non dice niente: né quale fase, né quale testo, né da quando si conta. Una durata utilizzabile sta in tre elementi — la fase, il numero di anni o di mesi, e il riferimento che la fonda, normativo o dottrinale. Senza il terzo nessuno può verificare il primo, e un registro non verificabile non protegge chi lo produce: documenta la sua approssimazione.
La guida pratica della CNIL è stata scritta con il servizio interministeriale degli archivi di Francia, proprio perché il GDPR e il codice del patrimonio non dicono la stessa cosa e un ente pubblico deve tenere insieme entrambi. Per i trattamenti senza durata fissata da un testo la guida propone una griglia di analisi che parte dalla finalità — ed è il caso della maggior parte dei trattamenti, cioè il lavoro che il referenziale non fa al posto vostro.
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