W skrócie
Art. 5 ust. 1 lit. e RODO nakazuje ograniczenie przechowywania. CNIL rozwija tę zasadę w trzech fazach: baza aktywna (czas potrzebny do realizacji celu), archiwizacja pośrednia (sprawa zamknięta, ale nadal istnieje interes administracyjny albo obowiązek prawny — z obowiązkowym rozdzieleniem fizycznym lub logicznym) oraz archiwizacja wieczysta (przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym). Referencje branżowe podają terminy obowiązkowe, gdy narzuca je przepis, i zalecane w pozostałych przypadkach: stosowanie zalecanych daje domniemanie zgodności, odstąpienie od nich jest możliwe pod warunkiem udokumentowania wyboru.
Jedna dana, trzy życia
Baza aktywna to czas potrzebny do realizacji celu, który uzasadnił zebranie danych. Dane są tam dostępne w bezpośrednim środowisku pracy służb operacyjnych: kadry przy rekrutacji, handlowcy przy kliencie. CNIL podaje przykład kandydata niezatrudnionego, którego dane przechowuje się najwyżej dwa lata, o ile nie zażąda usunięcia.
Archiwizacja pośrednia zaczyna się, gdy sprawa zostaje zamknięta. Dane nie służą już osiągnięciu celu, ale zachowują interes administracyjny — obsługę ewentualnego sporu — albo odpowiadają obowiązkowi prawnemu: dane fakturowe przechowuje się dziesięć lat na podstawie kodeksu handlowego, nawet jeśli osoba nie jest już klientem. W tej fazie mogą być przeglądane wyłącznie doraźnie i z uzasadnieniem, przez osoby specjalnie upoważnione.
Archiwizacja wieczysta dotyczy wyłącznie przetwarzania do celów archiwalnych w interesie publicznym. W odróżnieniu od bazy aktywnej ostatnie dwie fazy nie są automatyczne: ich konieczność ocenia się dla każdej czynności osobno, a w każdej fazie należy dokonać selekcji danych.
Zdanie, które wszyscy pomijają
„Jeżeli archiwizacja pośrednia jest konieczna i uzasadniona, należy dokonać rozdzielenia od bazy aktywnej.” To rozdzielenie jest fizyczne — wyodrębnienie danych do dedykowanej bazy archiwalnej, dostępnej wyłącznie osobom upoważnionym — albo logiczne: dane zostają na miejscu, ale są izolowane przez ograniczenie uprawnień, które czyni je niedostępnymi dla tych, którzy nie mają już interesu w ich przetwarzaniu. Rejestr deklarujący dziesięć lat przechowywania, podczas gdy dane tkwią w CRM widoczne dla całego działu handlowego, nie opisuje archiwizacji pośredniej: opisuje dziesięć lat bazy aktywnej, co jest czymś innym i rzadko daje się uzasadnić.
- Ta sama dana może należeć do dwóch odrębnych czynności o dwóch różnych terminach: zarchiwizowanie lub usunięcie jej w jednej nie zabrania dalszego używania w drugiej.
- Gdy termin wynika z przepisu, obowiązuje ten przepis — art. L3243-4 francuskiego kodeksu pracy nakazuje pracodawcy przechowywać kopię paska płacowego przez pięć lat.
- Referencje CNIL obejmują ochronę zdrowia poza badaniami, badania w ochronie zdrowia, sektor społeczny i medyczno-społeczny oraz zarządzanie zasobami ludzkimi. Wymieniają tylko najczęstsze czynności: czynność nieobecna w referencji nie jest czynnością bez terminu.
- Przepisy zebrane w referencjach dotyczą wyłącznie prawa krajowego: spółka działająca w kilku państwach musi sprawdzić pozostałe właściwe ustawodawstwa.
„Terminy ustawowe” to nie jest okres przechowywania
To najczęstszy zapis w rejestrach i nie mówi nic: ani która faza, ani który przepis, ani od kiedy liczyć. Użyteczny okres składa się z trzech elementów — fazy, liczby lat lub miesięcy oraz podstawy, przepisu albo stanowiska organu. Bez trzeciego nikt nie sprawdzi pierwszego, a rejestr niesprawdzalny nie chroni tego, kto go sporządził: dokumentuje jego przybliżenie.
Przewodnik praktyczny CNIL powstał wspólnie z międzyresortową służbą archiwów Francji, właśnie dlatego, że RODO i kodeks dziedzictwa nie mówią tego samego, a podmiot publiczny musi pogodzić oba. Dla czynności bez terminu ustawowego przewodnik proponuje siatkę analityczną wychodzącą od celu — a to przypadek większości czynności, czyli praca, której referencja nie wykona za nas.
Szukasz narzędzia do codziennej pracy inspektora ochrony danych?
DPO Workspace został zbudowany przez certyfikowanego IOD. 30 dni bezpłatnie.
Zacznij bezpłatnie
