Dwa certyfikowane e-maile z widocznymi adresami: 2000 euro dla włoskiej Federacji Biologów

Kara jest niska i Garante wyjaśnia dlaczego: jednorazowe naruszenie wynikające z błędu ludzkiego, wyłącznie adresy e-mail i brak danych szczególnych kategorii, brak wcześniejszych naruszeń, dobra współpraca i już wdrożone działania naprawcze. Decyzję jednak opublikowano, właśnie z powodu dużej liczby odbiorców, a zasada, którą wyraża, dotyczy wszystkich.

Dlaczego widoczny adres to ujawnienie danych

Imienny adres e-mail to dana osobowa. Wpisanie go w pole „Do” lub „DW” wiadomości zbiorczej oznacza ujawnienie go wszystkim pozostałym odbiorcom, czyli osobom trzecim. Wymaga to podstawy prawnej, a w przypadku podmiotu publicznego, zgodnie z art. 2-ter włoskiego kodeksu, przepisu, który to przewiduje. Nie wystarczy, że odbiorcy wykonują ten sam zawód, ani że wysyłka była pomyłką: pomyłka tłumaczy wagę naruszenia, nie czyni przetwarzania zgodnym z prawem.

• Ograniczenie techniczne narzędzia nie jest usprawiedliwieniem: jeśli system nie pozwala na ukrytą kopię, trzeba zmienić sposób wysyłki.
• Alternatywy są proste: wysyłka indywidualna, korespondencja seryjna, platforma do wysyłek masowych, lista dystrybucyjna, która nie ujawnia adresów.
• Adresy imienne ważą więcej niż ogólne: imie.nazwisko@ mówi, kim jest osoba, info@ nie.
• Wysyłka z widocznymi odbiorcami to także naruszenie poufności: trzeba ją ocenić jako naruszenie ochrony danych i odnotować w rejestrze, nawet bez zgłoszenia.
• Zasadę trzeba spisać i przekazać: osoba wysyłająca okólniki rzadko jest tą, która pisała procedury RODO.

Sprawa dotyczy szczególnie samorządów zawodowych, stowarzyszeń, szkół, zarządców nieruchomości i wszystkich, którzy regularnie piszą do listy osób, które się nie znają. To właśnie przy takich wysyłkach najłatwiej o błąd, bo ta sama czynność powtarza się dziesiątki razy i prędzej czy później ktoś robi ją w pośpiechu.

W teczce klienta wystarczą trzy linie: jakie narzędzie służy do wysyłek zbiorczych, czy uniemożliwia ujawnienie adresów, czy zależy od osoby piszącej, oraz kiedy ostatnio przeszkolono osoby wysyłające. Jeśli druga odpowiedź brzmi „zależy od osoby piszącej”, tam właśnie trzeba wprowadzić zabezpieczenie.