W skrócie
Dane kandydatów niezatrudnionych usuwa się najpóźniej cztery tygodnie po zakończeniu procesu. Za aktywną zgodą można przedłużyć do roku. Termin obejmuje całe akta: CV, list motywacyjny, notatki z rozmowy, wyniki assessmentu i wymianę korespondencji. Dla osoby zatrudnionej zaczyna się inny reżim, a w nim kopia dowodu tożsamości ma własny termin pięciu lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia.
Cztery tygodnie i wszystko, co w to wchodzi
Holenderski organ nadzorczy przyjmuje maksimum czterech tygodni po zamknięciu rekrutacji. To najkrótszy termin stosowany przez organ europejski w tej kwestii i nie jest fakultatywny: gdy odrzucony kandydat składa skargę, sprawdza się go w pierwszej kolejności, bo ustala się go bez jakiegokolwiek postępowania dowodowego.
To, co zwykle zawodzi, to nie termin, lecz jego zakres. Obejmuje wszystkie dane z procesu: CV, list, notatki z rozmowy, wynik assessmentu i korespondencję z kandydatem. Organizacja, która usuwa CV z systemu, a notatki z rozmów zostawia we wspólnym folderze, nie wykonała obowiązku — a te notatki bywają najbardziej wrażliwymi dokumentami w całych aktach.
Baza kandydatów to druga czynność przetwarzania
Zachowanie kandydata na przyszłe rekrutacje jest możliwe do roku, ale tylko za aktywną zgodą. Aktywna znaczy: zapytana i udzielona. Zaznaczone z góry okienko u dołu formularza nie jest zgodą, a kandydat, który nigdy nie odpowiedział na prośbę, nie jest w bazie, lecz w zbiorze bez podstawy.
Baza jest ponadto inną czynnością niż sama rekrutacja: inny cel, inna podstawa, inny termin. Kto wpisuje ją w ten sam wiersz rejestru, sprawia, że cztery tygodnie znikają, choć nikt takiej decyzji nie podjął.
- Termin biegnie od ZAKOŃCZENIA PROCESU, nie od odmowy konkretnemu kandydatowi: rekrutacja ciągnąca się dwa miesiące trzyma w aktach także pierwszych odrzuconych przez cały ten czas.
- U osoby zatrudnionej dokumenty przechodzą do akt osobowych, ale nie wszystkie: to, co zebrano zgodnie z prawem w rekrutacji, a nie jest potrzebne do stosunku pracy, należy odłożyć, a nie przenosić.
- Kopię dowodu tożsamości przeciwnie — trzeba przechowywać co najmniej pięć lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia. To jedyna część akt z własnym, dłuższym terminem.
- Kopiowanie dowodu tożsamości przez podmiot, który NIE jest pracodawcą — na przykład agencję na etapie poszukiwań — to inna sprawa i co do zasady jest niedozwolone.
Akta osobowe nie są jednym blokiem
Nadanie jednego terminu całym aktom jest zawsze błędne, i to w dwie strony naraz. Dokumentacja płacowa musi być trzymana siedem lat na podstawie art. 52 holenderskiej ustawy podatkowej. Kopia dowodu — pięć lat od końca roku ustania. Dla reszty organ wskazuje dwa lata po odejściu jako wytyczną. Siedem lat na wszystko trzyma protokół oceny pięć lat za długo; dwa lata na wszystko niszczy dane płacowe pięć lat za wcześnie.
Praktyczny wniosek dla rejestru czynności: wiersz „akta osobowe” nie istnieje. Są trzy wiersze, z trzema terminami i trzema podstawami prawnymi, a ich połączenie daje rejestr, który wygląda na kompletny i w dwóch trzecich jest nieprawdziwy.
Szukasz narzędzia do codziennej pracy inspektora ochrony danych?
DPO Workspace został zbudowany przez certyfikowanego IOD. 30 dni bezpłatnie.
Zacznij bezpłatnie
