Ile lat przechowywać akta pracownicze: dziesięć czy pięćdziesiąt — i dlaczego odpowiedź zależy od jednej daty

Dlaczego jedna liczba w rejestrze jest zawsze nieprawdziwa

Nowelizacja z 10 stycznia 2018 r. skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z pięćdziesięciu lat do dziesięciu, ale nie zrobiła tego dla wszystkich naraz. Powstały trzy grupy pracowników, z których każda ma własny termin i własny punkt startu. W praktyce oznacza to, że wpis „10 lat” w kolumnie okresu przechowywania jest prawdziwy dla jednej grupy, nieprawdziwy dla drugiej i warunkowo prawdziwy dla trzeciej.

Dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje reguła podstawowa z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy: dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł. Termin biegnie od końca roku, nie od dnia rozwiązania umowy — dla umowy kończącej się w styczniu daje to niemal jedenaście lat.

Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. obowiązuje pięćdziesiąt lat, liczone od DNIA ustania stosunku pracy. Zmienia się nie tylko liczba, ale i sposób liczenia: w reżimie pięćdziesięcioletnim nie ma zaokrąglenia do końca roku. Ta grupa nie podlega skróceniu — raport informacyjny jej nie dotyczy.

Grupa środkowa: skrócenie, które trzeba zapracować

Dla zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. domyślnie obowiązuje pięćdziesiąt lat. Skrócenie do dziesięciu następuje wtedy, gdy pracodawca złoży najpierw oświadczenie ZUS OSW, a potem raport informacyjny ZUS RIA. I tu jest pułapka, która przewraca większość rejestrów: po złożeniu raportu termin biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym RAPORT ZOSTAŁ ZŁOŻONY — a nie od ustania stosunku pracy.

Dla pracownika, który odszedł w 2005 roku, a którego raport informacyjny złożono w 2021, oznacza to koniec terminu z upływem 2031 roku. Data złożenia raportu staje się więc daną, bez której nie da się w ogóle policzyć momentu usunięcia — i musi być przechowywana razem z aktami, co samo w sobie jest przetwarzaniem wymagającym wpisu do rejestru czynności.

• Niezłożenie raportu to nie jest zaniechanie neutralne: przesądza o czterdziestu dodatkowych latach przechowywania danych osobowych. Przy zasadzie ograniczenia przechowywania wymaga to świadomej decyzji i jej uzasadnienia, a nie przemilczenia.
• Ewidencja czasu pracy od 2019 r. jest częścią dokumentacji pracowniczej i dzieli jej termin. Wcześniej miała własny, krótszy okres — pozostałość po tamtym stanie wciąż występuje w wielu rejestrach.
• Listy płac i karty wynagrodzeń mają w ustawie o rachunkowości minimum pięciu lat, ale ich rzeczywisty termin wyznaczają przepisy emerytalne, czyli ten sam podział na dziesięć i pięćdziesiąt lat. Wpisanie „5 lat” do rejestru wygląda poprawnie i jest błędem.
• Część D akt osobowych ma własny, krótszy los: odpis zawiadomienia o karze porządkowej usuwa się po roku nienagannej pracy, z mocy prawa. W jednym pliku PDF ta czynność jest niewykonalna.

Praktyczny wniosek dla rejestru czynności przetwarzania: kolumna okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie może zawierać liczby. Musi zawierać regułę — datę zatrudnienia jako kryterium, status raportu ZUS jako warunek, i sprawdzenie postępowań jako przesłankę wstrzymania. Rejestr z wpisem „10 lat” opisuje jedną trzecią stanu faktycznego i wygląda przy tym na kompletny, co jest gorsze niż luka.