W skrócie
Od 1.1.2025: dowody księgowe osiem lat (§ 147 ust. 3 AO, § 257 ust. 4 HGB), faktury osiem lat (§ 14b ust. 1 UStG). Bez zmian dziesięć lat: księgi handlowe, inwentarze, bilanse otwarcia, sprawozdania roczne — oraz ewidencje z § 22 ust. 1 UStG, co niemieckie ministerstwo finansów wyraźnie potwierdziło 8 lipca 2025 r. Listy handlowe otrzymane i wysłane pozostają przy sześciu latach.
Co BEG IV zmieniła, a czego nie
Czwarta ustawa odciążająca weszła w życie 1 stycznia 2025 r. i skróciła termin przechowywania dowodów księgowych z dziesięciu do ośmiu lat. To samo skrócenie obowiązuje na gruncie VAT wobec faktur. Skrócony termin stosuje się po raz pierwszy do dowodów, których termin według poprzedniego stanu prawnego nie upłynął jeszcze 31 grudnia 2024 r.
To, czego ustawa nie ruszyła, stoi w tym samym ustępie linijkę wyżej: księgi handlowe, inwentarze, bilanse otwarcia, sprawozdania roczne, jednostkowe i skonsolidowane pozostają przy dziesięciu latach. Listy handlowe pozostają przy sześciu. Trzy terminy tam, gdzie wcześniej były dwa, na dokumentach leżących w tej samej szafie.
Wyjątek, który ustawodawca pominął
Skrócenie w § 14b UStG dotyczy faktur. Nie dotyczy ewidencji z § 22 ust. 1 UStG, czyli zapisów VAT, na których faktury się opierają. Ministerstwo finansów napisało to wprost w piśmie z 8 lipca 2025 r.: te ewidencje przechowuje się nadal przez dziesięć lat.
Powstaje układ, którego nie zna żadna polityka usuwania napisana w 2023 r.: fakturę można usunąć po ośmiu latach, ewidencję, z której wynika — dopiero po dziesięciu. Trzymanie obu w tym samym wierszu macierzy oznacza wybór jednego z dwóch błędów.
- Przechowywanie o dwa lata za długo nie jest niewinną nadwyżką: to naruszenie art. 5 ust. 1 lit. e RODO, dotykające zbioru z największą ilością danych klientów, dostawców i pracowników.
- Usunięcie o dwa lata za wcześnie narusza obowiązek przechowywania i ujawnia się dopiero przy kolejnej kontroli — gdy nic już nie da się naprawić.
- § 147 ust. 3 zdanie piąte AO i tak wstrzymuje bieg terminu, dopóki dokumenty mają znaczenie dla podatków nieprzedawnionych. Rutyna patrząca wyłącznie na datę dokumentu niszczy w trakcie kontroli papiery, które trzeba by przedłożyć.
- Przy fakturze elektronicznej dochodzi wymóg zachowania części ustrukturyzowanej w pierwotnej, niezmienionej postaci. Zarchiwizowany PDF formatu wizualnego nie spełnia obowiązku, choćby wyglądał kompletnie.
Co zrobić teraz
Podzielić politykę usuwania na trzy grupy — osiem, dziesięć, sześć — zamiast jednego terminu. Przed każdym automatycznym usunięciem wprowadzić sprawdzenie stanu kontroli i środków odwoławczych. I opatrzyć zmianę datą: nowelizacja, która zmusza administratora do działania, powinna zostać wdrożona w sposób wykazywalny, a nie po cichu.
Szybki test własnego rejestru to jedno pytanie: w kolumnie okresu przechowywania stoi liczba, czy stoi, jaki rodzaj dokumentu podlega jakiemu przepisowi? Jeśli tylko liczba, rejestr nie opisuje stanu prawnego, lecz uproszczenie, które od 1 stycznia 2025 r. jest błędne w obie strony.
Szukasz narzędzia do codziennej pracy inspektora ochrony danych?
DPO Workspace został zbudowany przez certyfikowanego IOD. 30 dni bezpłatnie.
Zacznij bezpłatnie
