TL;DR
501 reguł przechowywania w dziewięciu porządkach prawnych, każda z własnym źródłem. Z 232 reguł portugalskich tylko 99 ma czas liczbowy: pozostałe zależą od zdarzenia, nakładają się, albo ustawa milczy i decyduje administrator. Stan weryfikacji pokazywany jest pozycja po pozycji.
Pytanie, na które najtrudniej odpowiedzieć
Jak długo przechowuje się pasek wynagrodzenia? A CV kandydata, którego nie zatrudniono? A nagrania z kamer? To pierwsze pytania administratora i te, przy których rejestr z art. 30 najczęściej pozostaje ogólnikowy: «przez okres niezbędny». Podczas kontroli ta formuła nie wystarcza, bo art. 5 ust. 1 lit. e wymaga terminu, a termin zależy od kategorii danych i od porządku prawnego.
Dlaczego to nie jest tabela lat
Z 232 reguł portugalskich tylko 99 ma precyzyjny czas trwania, wyrażalny liczbą i jednostką. Pozostałe 133 to terminy biegnące równolegle, terminy uruchamiane zdarzeniem, przechowywanie bez limitu liczbowego albo przypadki, w których ustawa nic nie określa i decyduje administrator. Pole «czas: 7 lat» zmuszałoby do wymyślenia liczby tam, gdzie prawo jej nie ma — a to najszybsza droga do zbudowania pozornej zgodności.
- 99 reguł o strukturyzowanym czasie, 57 o czasie złożonym, 36 bez terminu liczbowego, 23 pozostawione decyzji administratora, 17 powiązanych ze zdarzeniem lub warunkiem.
- 34 dziedziny, od ochrony zdrowia po przeciwdziałanie praniu pieniędzy, od monitoringu po zawody regulowane.
- Każda pozycja podaje źródło, początek biegu terminu, los danych po jego upływie oraz zastrzeżenia co do stosowania.
Stan weryfikacji jest pokazany, a nie ukryty
Z 232 reguł portugalskich 137 oznaczono jako «Verificado», a 95 jako «Referência corrente». Rozróżnienie pochodzi od autora i pozostaje widoczne dla czytającego: pozycja nie przechodzi do stanu zweryfikowanego bez ponownego sprawdzenia źródła pierwotnego. Pokazanie, że niemal połowa pozostaje na poziomie bieżącego odniesienia, wydaje się nieintuicyjne, a w istocie jest jedyną rzeczą, która czyni treść wiarygodną — bo wskazuje, gdzie spojrzeć dwa razy.
Jak prawo danego państwa trafia na platformę
Matryca portugalska to treść autorstwa Luisa Ferreiry Mendesa (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), wersja FM-D07-01 v16.0, dostosowana przez niego do platformy i przepisana bez zmian merytorycznych: teksty, źródła, stany weryfikacji i zastrzeżenia są jego, słowo w słowo. To wzorzec, według którego wejdą kolejne porządki prawne: specjalista z danego kraju, jego wersja, jego nazwisko pod spodem.
Jak z niej korzystać
Odniesienia prawne dotyczące okresów przechowywania stanowią wsparcie operacyjne i należy je oceniać w kontekście konkretnej czynności przetwarzania. Reguła ustawowa wskazuje termin maksymalny, a nie to, że wszystkie pola trzeba przechowywać przez ten czas: maksimum dziesięciu lat nie legitymizuje dziesięcioletniego przechowywania każdej danej, lecz tylko tych niezbędnych do celu uzasadniającego termin. W rejestrze wybrana reguła jest utrwalana wraz z wersją: jeśli jutro matryca się zmieni, pozostaje zapisane, na jakim tekście oparto decyzję.
Kto ustala termin i kto faktycznie usuwa dane, to często dwie różne osoby, a platforma je rozróżnia: to rozróżnienie zwykle się zaciera, a jest pierwszym, o które pytają podczas kontroli.
Szukasz narzędzia do codziennej pracy inspektora ochrony danych?
DPO Workspace został zbudowany przez certyfikowanego IOD. 30 dni bezpłatnie.
Zacznij bezpłatnie
