A caixa de correio de quem saiu: o tratamento que ninguém documenta

Vale a pena resistir à tentação de arquivar o caso como assunto belga. De todos os tratamentos que uma organização realiza, a caixa de correio de quem saiu é provavelmente o mais universal e quase sempre o que falta no registo. Ninguém o decide: ele acontece. No dia da saída a conta fica aberta porque «pode chegar alguma coisa importante», um mês depois ninguém se lembra de a fechar, e um ano mais tarde existe um contentor com a correspondência de uma pessoa que já não está lá, lido por colegas que ela nunca autorizou.

O argumento que se ouve em defesa da prática é sempre o mesmo: interesse legítimo na continuidade da atividade. O argumento não é ridículo, é apenas muito mais curto do que o uso que dele se faz. Nos dias imediatamente seguintes à saída existe realmente um interesse em não perder uma encomenda ou um prazo. Esse interesse esgota-se quando os correspondentes tiveram tempo de mudar de endereço, e esse tempo mede-se em semanas. Para além disso, o que resta não é a continuidade: é a comodidade de não se ter reorganizado nada, e a comodidade não é um fundamento de licitude.

• A caixa deve ser desativada, no limite, no dia em que a relação termina. Não «o mais cedo possível»: nesse dia.
• No seu lugar, uma resposta automática que indique um endereço alternativo, sem explicar para onde a pessoa foi e sem fornecer os seus contactos privados.
• Depois de um prazo razoável — em princípio um mês, prorrogável no máximo até três com motivos documentados — apagam-se tanto a caixa como a resposta automática.
• O conteúdo não se lê. Se um documento for realmente necessário, deve ser localizado com uma pesquisa pontual e documentada, informando previamente o titular dos dados.
• A pessoa tem de saber tudo isto antes de sair, e não descobri-lo depois: é o dever de informação, não uma cortesia.

Para o encarregado da proteção de dados há quatro coisas a pôr por escrito, e nenhuma exige um projeto: a entrada no registo das atividades de tratamento, com finalidade, fundamento e prazos distintos para a desativação e para o apagamento; o parágrafo da informação ao pessoal que descreve o que acontece à caixa depois da saída; o procedimento de saída que atribui a uma pessoa concreta a tarefa de fechar, com uma data; e o auto de qualquer acesso ao conteúdo, se acesso houve. Sem o quarto ponto, a organização não consegue demonstrar que ninguém leu nada, e o ónus da prova é seu.

Um detalhe sobre a resposta automática, porque é a parte mais frequentemente mal escrita. «O nosso colega já não trabalha aqui, pode encontrá-lo neste novo endereço» comunica a quem quer que escreva uma informação sobre o percurso profissional de uma pessoa que não pediu para a divulgar. O texto correto diz duas coisas e para: que aquele endereço já não está em uso, e para que endereço escrever. Nem o motivo, nem o destino, nem os votos.

O que fazer hoje, em concreto. Quem gere a conformidade numa organização pode verificar em meia hora quantas caixas de pessoas que saíram continuam ativas, desde quando, e se alguma está reencaminhada para um colega. Se o número não for zero, não é preciso uma avaliação de impacto: é preciso uma lista com uma data ao lado de cada linha. A decisão belga não estabeleceu um princípio novo — a linha da autoridade é a mesma pelo menos desde 2020, quando uma sociedade foi sancionada em 15 000 euros por endereços não fechados à saída dos colaboradores. O que mudou foi o preço.