TL;DR
501 regras de conservação em nove ordenamentos, cada uma com a sua fonte. De 232 regras portuguesas apenas 99 têm duração numérica: as restantes dependem de um evento, concorrem entre si, ou a lei nada diz e decide o responsável. O estado de verificação é mostrado entrada a entrada.
A pergunta a que é mais difícil responder
Durante quanto tempo se conserva um recibo de vencimento? E o currículo de um candidato não admitido? E as gravações das câmaras? São as primeiras perguntas de um responsável, e aquelas em que o registo do art. 30.º fica mais vezes vago: «pelo tempo necessário». Numa verificação essa fórmula não se aguenta, porque o art. 5.º, n.º 1, alínea e) pede um prazo, e o prazo depende da categoria de dados e do ordenamento.
Porque não é uma tabela de anos
Das 232 regras portuguesas, apenas 99 têm uma duração precisa, exprimível com um número e uma unidade. As outras 133 são prazos que concorrem entre si, prazos que se iniciam com um evento, conservações sem limite numérico, ou casos em que a lei nada fixa e decide o responsável. Um campo «duração: 7 anos» teria obrigado a inventar um número onde a lei não o tem, e é o modo mais rápido de construir uma conformidade aparente.
- 99 regras com duração estruturável, 57 com duração composta, 36 sem prazo numérico, 23 remetidas à decisão do responsável, 17 ligadas a um evento ou condição.
- 34 domínios, da saúde ao branqueamento de capitais, da videovigilância às profissões reguladas.
- Cada entrada declara a fonte, o início da contagem, o destino dos dados no termo e as cautelas de utilização.
O estado de verificação está à vista, não escondido
Das 232 regras portuguesas, 137 estão marcadas como «Verificado» e 95 como «Referência corrente». A distinção é do autor e permanece visível a quem consulta: uma entrada não passa a verificada sem nova consulta da fonte primária. Mostrar que quase metade continua em referência corrente parece contraintuitivo, e é afinal a única coisa que torna o conteúdo fiável — porque diz onde olhar duas vezes.
Como entra o direito de um país
A matriz portuguesa é conteúdo de Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), versão FM-D07-01 v16.0, adaptada por ele para a plataforma e transcrita sem alterações de mérito: textos, fontes, estados de verificação e cautelas são seus, palavra por palavra. É o modelo pelo qual entrarão os restantes ordenamentos: um profissional do país, a sua versão, o seu nome por cima.
Como deve ser usada
As referências normativas sobre prazos de conservação são um apoio operacional e devem ser avaliadas face ao contexto específico de cada tratamento. Uma regra legal indica o prazo máximo, não que todos os campos devam ser conservados durante esse prazo: um máximo de dez anos não legitima a conservação decenal de cada dado, mas apenas dos necessários à finalidade que justifica o prazo. No registo, a regra escolhida é fotografada com a sua versão: se amanhã a matriz mudar, fica escrito sobre que texto a decisão foi tomada.
Quem decide o prazo e quem materialmente apaga os dados são muitas vezes duas pessoas diferentes, e a plataforma mantém-nas distintas: é uma distinção que habitualmente se confunde, e a primeira que se pergunta quando chega uma verificação.
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