Art. 37.º, n.º 7 RGPD: comunicar e publicar os dados do EPD
Depois de designar o Encarregado de Proteção de Dados, o responsável pelo tratamento tem de comunicar os seus dados de contacto à CNPD e publicá-los, para que titulares de dados e a autoridade possam contactar diretamente o EPD. Para quem acompanha vários clientes, isto significa vários registos a manter atualizados, não apenas um.
O que o art. 39.º do RGPD exige de um Encarregado de Proteção de Dados
- Informar e aconselhar o responsável pelo tratamento, o subcontratante e os trabalhadores
- Controlar a conformidade com o RGPD, com o direito nacional e com as políticas internas
- Aconselhar sobre a avaliação de impacto sobre a proteção de dados e verificar a sua execução
- Cooperar com a CNPD e servir de ponto de contacto para os titulares dos dados
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Qual é a diferença entre um EPD interno e um EPD externo?
O EPD interno é trabalhador do responsável pelo tratamento; o EPD externo atua ao abrigo de um contrato de prestação de serviços e, muitas vezes, acompanha vários clientes em paralelo. As obrigações dos art. 38.º e 39.º do RGPD são as mesmas para ambos: envolvimento atempado em todas as questões relativas à proteção de dados, recursos adequados, ausência de instruções sobre a forma de exercer as funções, ausência de conflito de interesses.
É preciso comunicar a designação do EPD à CNPD?
Sim. O art. 37.º, n.º 7 do RGPD obriga o responsável pelo tratamento a comunicar à autoridade de controlo os dados de contacto do Encarregado de Proteção de Dados. A obrigação mantém-se sempre que os dados ou a pessoa designada mudam -- nesse caso, atualiza-se a comunicação existente, não se apresenta uma nova do zero.
Os dados de contacto do EPD têm de estar publicamente acessíveis?
Sim, é o próprio art. 37.º, n.º 7 do RGPD que impõe a publicação: o responsável pelo tratamento deve publicar os dados de contacto do EPD e comunicá-los à autoridade de controlo, para que titulares de dados e a CNPD o possam contactar diretamente sobre qualquer questão relacionada com o tratamento dos seus dados.
Que tarefas o art. 39.º do RGPD atribui ao Encarregado de Proteção de Dados?
Entre outras: informar e aconselhar o responsável pelo tratamento, o subcontratante e os trabalhadores; controlar a conformidade com o RGPD e com as políticas internas; aconselhar sobre a avaliação de impacto e verificar a sua execução; cooperar com a autoridade de controlo e servir de ponto de contacto para os titulares dos dados.
Como é que um EPD externo gere vários clientes sem se perder?
O desafio não é uma única tarefa, é a separação dos dados: cada cliente precisa do seu próprio registo, dos seus próprios prazos, dos seus próprios documentos -- com uma visão de conjunto sobre o que se passa em todos os clientes, independentemente do setor. Folhas de cálculo separadas para cada cliente não resolvem isto, multiplicam o trabalho administrativo.
Uma ferramenta genérica de gestão de projetos chega em vez de um software especializado?
Ferramentas genéricas gerem tarefas, não fundamentos jurídicos, prazos de conservação ou a ligação entre o registo e a avaliação de impacto. Para demonstrar conformidade perante a CNPD conta a estrutura do conteúdo, alinhada com os art. 30.º e 35.º do RGPD -- não uma checklist genérica assinalada.
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