TL;DR
Art. 5.1 e GDPR kräver lagringsminimering. CNIL delar upp principen i tre faser: aktiv bas (den tid som behövs för att uppnå ändamålet), mellanarkivering (ärendet avslutat men fortfarande av administrativt intresse eller föremål för en rättslig skyldighet — med obligatorisk fysisk eller logisk separation) och slutarkivering (behandling för arkivändamål av allmänt intresse). De sektorsvisa referensramarna anger tider: obligatoriska där en författning kräver det, rekommenderade i övrigt. Att tillämpa de rekommenderade ger en presumtion om överensstämmelse; att avvika är tillåtet under förutsättning att valet dokumenteras.
En uppgift, tre liv
Den aktiva basen är den tid som behövs för att uppnå det ändamål som motiverade insamlingen. Där är uppgifterna tillgängliga i den omedelbara arbetsmiljön för de operativa funktionerna: HR vid en rekrytering, säljfunktionen vid en kund. CNIL:s exempel är den sökande som inte anställdes, vars uppgifter bevaras i högst två år om inte radering begärs.
Mellanarkiveringen börjar när ärendet avslutas. Uppgifterna tjänar inte längre målet men behåller ett administrativt intresse — hanteringen av en eventuell tvist — eller svarar mot en rättslig skyldighet: faktureringsuppgifter bevaras i tio år enligt handelsbalken, även om personen inte längre är kund. I den fasen får de endast konsulteras punktvis och motiverat, av särskilt behöriga personer.
Slutarkiveringen rör endast behandlingar för arkivändamål av allmänt intresse. Till skillnad från den aktiva basen är de två sista faserna inte automatiska: nödvändigheten bedöms behandling för behandling, och för var och en ska ett urval göras bland uppgifterna.
Meningen som alla hoppar över
”Om mellanarkiveringen är nödvändig och motiverad ska en separation från den aktiva basen genomföras.” Separationen är fysisk — uppgifterna flyttas till en egen arkivdatabas som endast behöriga har tillgång till — eller logisk: uppgifterna ligger kvar men isoleras genom en begränsning av behörigheter som gör dem otillgängliga för dem som inte längre har intresse av att behandla dem. En förteckning som anger tio års lagring medan uppgifterna ligger i CRM-systemet, synliga för hela säljorganisationen, beskriver ingen mellanarkivering: den beskriver tio år av aktiv bas, vilket är något annat och sällan går att motivera.
- Samma uppgift kan tillhöra två skilda behandlingar med två olika tider: att arkivera eller radera den i den ena hindrar inte fortsatt användning i den andra.
- Där en författning fastställer tiden gäller den — art. L3243-4 i den franska arbetslagen kräver att arbetsgivaren bevarar en kopia av lönespecifikationen i fem år.
- CNIL:s referensramar täcker hälso- och sjukvård utanför forskning, hälsoforskning, den sociala och medicinsk-sociala sektorn samt personaladministration. De listar bara de vanligaste behandlingarna: en behandling som saknas i ramen är inte en behandling utan tid.
- Bestämmelserna i ramarna rör endast nationell rätt: ett bolag etablerat i flera stater måste kontrollera övriga tillämpliga lagstiftningar.
”Lagstadgade tider” är ingen lagringstid
Det är den vanligaste formuleringen i förteckningar och säger ingenting: varken vilken fas, vilken författning eller från när räkningen börjar. En användbar lagringstid består av tre delar — fasen, antalet år eller månader, och den hänvisning som bär den, författning eller tillsynspraxis. Utan den tredje kan ingen kontrollera den första, och en okontrollerbar förteckning skyddar inte den som upprättat den: den dokumenterar hans ungefärlighet.
CNIL:s praktiska vägledning togs fram tillsammans med Frankrikes interministeriella arkivtjänst, just därför att GDPR och kulturarvsbalken inte säger samma sak och ett offentligt organ måste klara båda. För behandlingar utan författningsreglerad tid erbjuder vägledningen ett analysraster som utgår från ändamålet — vilket gäller de flesta behandlingar, alltså det arbete som referensramen inte gör åt dig.
Söker du ett verktyg för ditt arbete som dataskyddsombud?
DPO Workspace är byggt av ett certifierat dataskyddsombud. 30 dagar gratis.
Börja gratis
