TL;DR
Los datos de los candidatos no seleccionados se suprimen en un máximo de cuatro semanas desde el fin del proceso. Con consentimiento activo puede llegarse a un año. El plazo cubre el expediente completo: currículum, carta de motivación, acta de la entrevista, resultados del assessment y el intercambio de correos. Para quien es contratado empieza otro régimen, y allí la copia del documento de identidad tiene un plazo propio de cinco años desde el fin del año natural de la baja.
Cuatro semanas, y todo lo que entra dentro
La autoridad neerlandesa parte de un máximo de cuatro semanas tras el cierre del proceso de selección. Es el plazo más breve que aplica una autoridad europea en este punto, y no es facultativo: cuando un candidato rechazado reclama, es lo primero que se comprueba, porque se constata sin necesidad de instrucción alguna.
Lo que suele fallar no es el plazo sino su alcance. Afecta a todos los datos del proceso: el currículum, la carta, las notas de la entrevista, el resultado de un assessment y la correspondencia con el candidato. Una organización que retira el currículum del sistema y deja las actas de las entrevistas en una carpeta compartida no ha cumplido, y esas actas suelen ser los documentos más delicados de todo el expediente.
La bolsa de candidatos es un segundo tratamiento
Conservar a un candidato para futuras vacantes es posible hasta un año, pero solo si ha dado un consentimiento activo. Activo significa pedido y respondido. Una casilla premarcada al pie del formulario no es consentimiento, y un candidato que nunca respondió a la petición no está en la bolsa sino en un fichero sin base.
La bolsa es además un tratamiento distinto de la selección: otra finalidad, otra base, otro plazo. Quien la incluye en la misma fila del registro hace desaparecer las cuatro semanas sin que nadie haya decidido hacerlas desaparecer.
- El plazo corre desde el FIN DEL PROCESO, no desde el rechazo del candidato concreto: una selección que se alarga dos meses mantiene en el expediente a los primeros descartados durante todo ese tiempo.
- Para quien es contratado los documentos pasan al expediente de personal, pero no todos: lo que se recabó lícitamente en la selección y no es necesario para la relación laboral debe apartarse y no incorporarse.
- La copia del documento de identidad, en cambio, debe conservarse al menos cinco años desde el fin del año natural de la baja. Es la única parte del expediente con un plazo propio más largo que el resto.
- Copiar un documento de identidad por parte de quien NO es empleador —una agencia en fase de búsqueda, por ejemplo— es otra cosa y por regla general no está permitido.
El expediente de personal no es un bloque único
Poner un solo plazo sobre todo el expediente es siempre un error, y en dos direcciones a la vez. La administración de nóminas debe conservarse siete años por el art. 52 de la ley tributaria neerlandesa. La copia del documento, cinco años desde el fin del año de la baja. Para el resto la autoridad apunta a dos años como orientación. Siete años sobre todo conserva el acta de evaluación cinco años de más; dos años sobre todo destruye los datos salariales con cinco años de adelanto.
La consecuencia práctica para el registro de actividades: la fila «expediente de personal» no existe. Son tres filas, con tres plazos y tres bases jurídicas, y quien las funde obtiene un registro que parece completo y es erróneo en dos tercios.
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