Cuántos años se conservan los expedientes de personal en Polonia: diez o cincuenta — y por qué lo decide una sola fecha

Por qué un solo número en el registro siempre es falso

La reforma de 10 de enero de 2018 redujo la conservación de la documentación laboral de cincuenta años a diez, pero no para todos a la vez. Surgieron tres grupos de trabajadores, cada uno con su plazo y su punto de partida. En la práctica «10 años» en la columna de conservación es cierto para un grupo, falso para el segundo y condicionado para el tercero.

Para los contratados desde el 1 de enero de 2019 rige la regla base del art. 94, punto 9b del Código de Trabajo: la documentación se conserva durante la relación y diez años desde el fin del año natural en que se extinguió. El plazo corre desde el fin del año, no desde el día de la extinción: para un contrato que acaba en enero son casi once años.

Para los contratados antes del 1 de enero de 1999 rigen cincuenta años contados desde el DÍA de la extinción. Cambia no solo el número sino la forma de contar: en el régimen de cincuenta años no hay redondeo a fin de año. Este grupo no puede acortarse, el informe no le alcanza.

El grupo intermedio: una reducción que hay que ganarse

Para los contratados entre el 1 de enero de 1999 y el 31 de diciembre de 2018 rigen por defecto cincuenta años. La rebaja a diez se produce solo si el empleador presenta primero la declaración ZUS OSW y después el informe ZUS RIA. Y aquí está la trampa que tumba a la mayoría de los registros: tras la presentación, el plazo corre desde el fin del año natural en que SE PRESENTÓ EL INFORME, no desde la extinción de la relación.

Para un trabajador que se fue en 2005 y cuyo informe se presentó en 2021, el plazo vence a finales de 2031. La fecha de presentación se convierte así en un dato sin el cual no puede calcularse el momento de la supresión, y debe conservarse junto al expediente — lo que a su vez es un tratamiento que corresponde inscribir.

• No presentar el informe no es una omisión neutra: decide cuarenta años adicionales de conservación de datos personales. Bajo la limitación del plazo eso exige una decisión motivada, no un silencio.
• Desde 2019 el registro de jornada forma parte de la documentación laboral y sigue su plazo. Antes tenía un plazo propio más corto, y el residuo de aquella norma sigue en muchos registros.
• Las nóminas y fichas salariales tienen un mínimo de cinco años en la ley contable, pero su plazo real lo fijan las normas de pensiones, es decir el mismo diez o cincuenta. Escribir «5 años» parece correcto y es un error.
• La parte D del expediente tiene un destino propio y más corto: la copia de la comunicación de la sanción se elimina tras un año de trabajo irreprochable, de oficio. En un PDF único esa operación es inviable.

La conclusión práctica para el registro de actividades: la columna del plazo de conservación de la documentación laboral no puede contener un número. Debe contener una regla — la fecha de contratación como criterio, el estado del informe ZUS como condición y la comprobación de procedimientos como causa de suspensión. Un registro que dice «10 años» describe un tercio de la realidad y al hacerlo parece completo, lo que es peor que una laguna.