TL;DR
Desde el 1.1.2025: justificantes contables ocho años (§ 147.3 AO, § 257.4 HGB), facturas ocho años (§ 14b.1 UStG). Siguen en diez años: libros de comercio, inventarios, balances de apertura, cuentas anuales — y los registros del § 22.1 UStG, como precisó el Ministerio de Hacienda alemán el 8 de julio de 2025. Las cartas comerciales recibidas y enviadas siguen en seis.
Qué cambió el BEG IV y qué no
La cuarta ley de reducción de cargas burocráticas entró en vigor el 1 de enero de 2025 y redujo el plazo de conservación de los justificantes contables de diez a ocho años. La misma reducción se aplica a efectos del IVA a las facturas. El plazo acortado se aplica por primera vez a los justificantes cuyo plazo, conforme al derecho anterior, no había vencido aún el 31 de diciembre de 2024.
Lo que la ley no tocó está en el mismo apartado, una línea más arriba: libros de comercio, inventarios, balances de apertura, cuentas anuales, individuales y consolidadas, siguen en diez años. Las cartas comerciales siguen en seis. Tres plazos donde antes había dos, sobre documentos que conviven en el mismo archivo.
La excepción que el legislador se saltó
La reducción del § 14b UStG afecta a las facturas. No afecta a los registros del § 22.1 UStG, es decir, a los asientos de IVA en los que las facturas se apoyan. El Ministerio de Hacienda lo dejó por escrito en su carta de 8 de julio de 2025: esos registros siguen conservándose diez años.
El resultado es una configuración que ningún plan de supresión redactado en 2023 conoce: la factura puede suprimirse a los ocho años, el registro del que deriva solo a los diez. Mantener ambos en la misma línea de la matriz obliga a elegir uno de los dos errores.
- Conservar dos años de más no es un excedente inocuo: infringe el art. 5.1.e) RGPD, y afecta al archivo con más datos personales de clientes, proveedores y empleados.
- Suprimir dos años antes infringe el deber de conservación y solo se descubre en la siguiente inspección — momento en el que ya no tiene arreglo.
- El § 147.3, quinta frase, AO suspende el plazo mientras los documentos sean relevantes para impuestos no prescritos. Una rutina que solo mira la fecha del documento destruye, durante una inspección en curso, papeles que habría que aportar.
- En la factura electrónica se añade que la parte estructurada debe conservarse inalterada en su forma original. Un PDF archivado del formato visual no cumple la obligación, por completo que parezca.
Qué hacer ahora, en concreto
Dividir el plan de supresión en los tres grupos —ocho, diez, seis— en lugar de un plazo único. Incorporar, antes de cada supresión automática, una comprobación del estado de inspecciones y recursos. Y fechar el cambio: una modificación legal que obliga al responsable a actuar debe ejecutarse de forma demostrable, no en silencio.
La prueba rápida sobre el propio registro es una sola pregunta: en la columna de conservación hay un número, o hay escrito qué tipo de documento sigue qué norma? Si solo hay un número, el registro no describe el derecho vigente sino una simplificación que desde el 1 de enero de 2025 está mal en las dos direcciones.
¿Buscas una herramienta para tu trabajo de DPD?
DPO Workspace está creado por un DPD certificado. 30 días de prueba gratuita.
Empieza gratis
