Milloin seuraamusmaksu ja milloin ei: tietosuojaneuvosto kirjoittaa puuttuvan osan

Näiden kahden asiakirjan ero on ainoa asia, joka on ymmärrettävä kunnolla. Vuoden 2022 ohjeet vastaavat kysymykseen «kuinka paljon»: lähdetään vakavuudesta, löydetään lähtökohta, sovelletaan 83 artiklan 2 kohdan tekijöitä, katsotaan liikevaihtoa. Ohjeet 04/2026 vastaavat sitä edeltävään kysymykseen, jota kukaan ei ollut kirjoittanut järjestelmällisesti auki: «päädytäänkö ylipäätään maksuun, ja miksi ei huomautukseen, määräykseen tai rajoitukseen». Eiliseen asti tämä osa oli käytäntöä, eli se vaihteli viranomaisesta toiseen.

Menetelmässä on viisi vaihetta, luettuna järjestyksessä: jokainen voi päättää asian ennen seuraavaa.

• Ensimmäinen: viranomainen tarkistaa, voiko väitetystä rikkomisesta ylipäätään seurata maksu, perusteena tietosuoja-asetus tai kansallinen laki.
• Toinen: se tarkistaa, voiko tutkittava taho olla sen kohteena. Vastaako rekisterinpitäjä vai käsittelijä, riippuu siitä, ketä rikottu säännös sitoo.
• Kolmas: se arvioi, tehtiinkö rikkominen tahallisesti vai huolimattomuudesta. Syyllisyys on maksun edellytys, ei alennustekijä.
• Neljäs: se punnitsee raskauttavia ja lieventäviä seikkoja. Jos rikkominen on vähäinen, maksua ei pääsääntöisesti määrätä vaan annetaan huomautus; jos se ei ole vähäinen, vallitsee vahva olettama, että maksu on määrättävä.
• Viides: se tarkistaa, onko maksu kyseisessä tapauksessa tehokas, oikeasuhteinen ja varoittava ja onko syytä poiketa tavanomaisesta lähestymistavasta.

Kolmas vaihe ansaitsee saman huomion, päinvastaisesta syystä. Syyllisyys esitetään edellytyksenä: ilman tahallisuutta tai huolimattomuutta maksua ei määrätä. Se näyttää hyvältä uutiselta rekisterinpitäjälle, ja osin onkin, mutta kääntyy heti käytännön velvoitteeksi. Syyttömyyttä ei väitetä, se näytetään: päivämäärällä, jolloin riski havaittiin, tietosuojavastaavan antamalla lausunnolla, sen elimen päätöksellä, jolla oli valta päättää, ja toteutetulla toimenpiteellä. Organisaatio, joka ei jätä näistä jälkeä, ei pysty erottumaan huolimattomasta, koska ulkoa katsoen ne näyttävät hyvin samanlaisilta.

Asiakirjan hyödyllisin osa työtä tekevälle ovat neljätoista käytännön esimerkkiä: tapauksia, jotka näyttävät, miten viranomainen valitsee huomautuksen, määräyksen, rajoituksen, kiellon, sertifioinnin peruuttamisen ja seuraamusmaksun väliltä ja milloin se yhdistää niitä. Tämä aineisto on arvokkaampaa kuin monta sivua periaatteita, koska se tekee tilanteiden rajasta luettavan.

Vielä yksi asia, ja sillä on määräaika. Teksti on julkisessa kuulemisessa 13. marraskuuta 2026 asti: huomioita voi lähettää kuka tahansa, ei vain toimialajärjestöt. Useassa valtiossa asiakkaita hoitavalle toimistolle tämä on konkreettinen tilaisuus, sillä juuri kansallisten viranomaisten epäyhtenäisyys on se ongelma, jonka nämä ohjeet sanovat haluavansa sulkea.