TL;DR
Les données des candidats non retenus sont supprimées au plus tard quatre semaines après la fin de la procédure. Avec un consentement actif, on peut aller jusqu'à un an. Le délai couvre l'ensemble du dossier : CV, lettre de motivation, compte rendu d'entretien, résultats d'assessment et échanges de courriels. Pour la personne recrutée, un autre régime commence, et la copie de la pièce d'identité y a un délai propre de cinq ans à compter de la fin de l'année civile de la fin du contrat.
Quatre semaines, et tout ce que cela recouvre
L'autorité néerlandaise retient un maximum de quatre semaines après la clôture de la procédure. C'est le délai le plus court qu'une autorité européenne applique sur ce point, et il n'est pas facultatif : lorsqu'un candidat écarté réclame, c'est la première chose contrôlée, parce qu'elle se constate sans la moindre instruction.
Ce qui échoue d'ordinaire n'est pas le délai mais son périmètre. Il vise toutes les données de la procédure : le CV, la lettre, les notes d'entretien, le résultat d'un assessment et la correspondance avec le candidat. Une organisation qui retire le CV de l'outil et laisse les comptes rendus d'entretien dans un dossier partagé n'a pas satisfait à l'obligation — et ces comptes rendus sont souvent les pièces les plus sensibles de tout le dossier.
Le vivier est un second traitement
Conserver un candidat pour de futurs postes est possible jusqu'à un an, mais uniquement s'il a donné un consentement actif. Actif signifie demandé et obtenu. Une case pré-cochée en bas du formulaire n'est pas un consentement, et un candidat qui n'a jamais répondu à la demande n'est pas dans le vivier mais dans un fichier sans base.
Le vivier est en outre un traitement distinct du recrutement : autre finalité, autre base, autre délai. L'inscrire dans la même ligne du registre fait disparaître les quatre semaines sans que personne ait décidé de les faire disparaître.
- Le délai court à compter de la FIN DE LA PROCÉDURE, non du refus opposé au candidat : une sélection qui s'étire sur deux mois garde les premiers écartés au dossier pendant toute cette durée.
- Pour la personne recrutée, les pièces passent au dossier du personnel, mais pas toutes : ce qui a été légitimement recueilli en sélection et n'est pas nécessaire à la relation de travail doit être écarté et non repris.
- La copie de la pièce d'identité doit au contraire être conservée au moins cinq ans après la fin de l'année civile de la fin du contrat. C'est la seule partie du dossier dotée d'un délai propre plus long que le reste.
- La copie d'une pièce d'identité par une partie qui n'est PAS l'employeur — une agence en phase de recherche, par exemple — est une autre question et n'est en principe pas admise.
Le dossier du personnel n'est pas un bloc
Poser un délai unique sur tout le dossier est toujours faux, et faux dans les deux sens à la fois. La paie doit être conservée sept ans au titre de l'article 52 du code fiscal néerlandais. La copie de la pièce d'identité cinq ans après la fin de l'année de sortie. Pour le reste, l'autorité retient deux ans après le départ comme repère. Sept ans sur tout conserve le compte rendu d'évaluation cinq ans de trop ; deux ans sur tout détruit les données de paie cinq ans trop tôt.
Conséquence pratique pour le registre des traitements : la ligne « dossier du personnel » n'existe pas. Il y a trois lignes, trois délais et trois bases légales, et les fondre produit un registre qui paraît complet et se trompe aux deux tiers.
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