TL;DR
Depuis le 1.1.2025 : pièces comptables huit ans (§ 147, al. 3 AO ; § 257, al. 4 HGB), factures huit ans (§ 14b, al. 1 UStG). Restent à dix ans : livres de commerce, inventaires, bilans d'ouverture, comptes annuels — ainsi que les enregistrements du § 22, al. 1 UStG, ce que le ministère fédéral des Finances a précisé le 8 juillet 2025. Les lettres commerciales reçues et envoyées restent à six.
Ce que le BEG IV a changé, et ce qu'il n'a pas changé
La quatrième loi d'allègement administratif est entrée en vigueur le 1er janvier 2025 et a ramené de dix à huit ans la durée de conservation des pièces comptables. La même réduction s'applique aux factures en matière de TVA. Le délai raccourci s'applique pour la première fois aux pièces dont le délai, sous l'empire du droit antérieur, n'était pas encore expiré au 31 décembre 2024.
Ce que la loi n'a pas touché figure dans le même alinéa, une ligne plus haut : livres de commerce, inventaires, bilans d'ouverture, comptes annuels, comptes individuels et consolidés restent à dix ans. Les lettres commerciales restent à six. Trois délais là où il y en avait deux, sur des documents rangés au même endroit.
L'exception que le législateur a sautée
La réduction du § 14b UStG vise les factures. Elle ne vise pas les enregistrements du § 22, al. 1 UStG, c'est-à-dire les écritures de TVA sur lesquelles les factures reposent. Le ministère fédéral des Finances l'a écrit dans sa lettre du 8 juillet 2025 : ces enregistrements se conservent toujours dix ans.
Il en résulte une configuration qu'aucun plan de suppression rédigé en 2023 ne connaît : la facture peut être supprimée à huit ans, l'enregistrement dont elle découle seulement à dix. Tenir les deux sur la même ligne de la matrice revient à choisir l'une des deux erreurs.
- Conserver deux ans de trop n'est pas un excédent anodin : c'est une violation de l'art. 5, § 1, e) RGPD, et elle frappe l'archive contenant le plus de données personnelles de clients, de fournisseurs et de salariés.
- Supprimer deux ans trop tôt viole l'obligation de conservation et ne se découvre qu'au contrôle suivant — quand il n'est plus réparable.
- Le § 147, al. 3, cinquième phrase, AO suspend de toute façon le délai tant que les documents importent pour des impôts non prescrits. Une routine qui ne regarde que la date de la pièce détruit, en plein contrôle, des documents à produire.
- Pour la facture électronique s'ajoute l'obligation de conserver la partie structurée inchangée dans sa forme d'origine. Un PDF archivé du format lisible ne satisfait pas l'obligation, aussi complet qu'il paraisse.
Ce qu'il faut faire maintenant, concrètement
Découper le plan de suppression en trois groupes — huit, dix, six — au lieu d'un délai unique. Insérer, avant toute suppression automatique, une vérification de l'état des contrôles et des recours. Et dater la bascule : une modification législative qui oblige le responsable à agir doit être mise en œuvre de façon démontrable, non en silence.
Le test rapide sur son propre registre tient en une question : la colonne « durée de conservation » contient-elle un chiffre, ou indique-t-elle quel type de document relève de quelle disposition ? S'il n'y a qu'un chiffre, le registre ne décrit pas le droit mais une simplification, fausse dans les deux sens depuis le 1er janvier 2025.
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