TL;DR per il DPO
Tre condizioni cumulative: giustificazione e proporzionalita', consultazione delle rappresentanze del personale, informazione preventiva. Se ne manca una, lo strumento e' illecito anche se le altre due sono perfette. E il datore deve poter PROVARE di aver fatto l'analisi: un'analisi non scritta, per un'autorita', non e' mai stata fatta.
Il potere di controllo esiste, ma non e' illimitato
La CNIL parte dal riconoscere il potere direttivo: il datore deve verificare la corretta esecuzione delle mansioni e garantire la sicurezza di beni e persone di cui risponde. Gli strumenti possono riguardare le dotazioni professionali (telefono, computer, auto di servizio), l'accesso ai locali e il controllo degli orari, la videosorveglianza. Ma quel potere non puo' essere esercitato in modo eccessivo.
Il riferimento e' l'art. L.1121-1 del code du travail: nessuno puo' porre ai diritti delle persone restrizioni che non siano giustificate dalla natura del compito da svolgere ne' proporzionate al fine perseguito. Da questo principio la Cassazione francese ha tratto, dal 2001, che il lavoratore ha diritto al rispetto dell'intimita' della vita privata anche nel tempo e nel luogo di lavoro.
Le due condizioni che fanno cadere gli strumenti
Qui casca il datore di lavoro
La discussione verte quasi sempre sulla proporzionalita'. Ma la CNIL elenca tre condizioni CUMULATIVE, e le altre due sono procedurali: la consultazione preventiva delle rappresentanze del personale - il CSE nelle imprese private da 50 dipendenti in su, il comitato sociale negli enti pubblici - e l'informazione preventiva delle persone. L'esempio che fa la CNIL e' netto: installare una badgeuse o un sistema di videosorveglianza senza consultare prima il CSE, in un'impresa da 50 dipendenti o piu', e' illecito. Punto. Non c'e' proporzionalita' che tenga.
Cosa vuol dire proporzionato, con gli esempi
La CNIL da' un metodo, non una formula: definire chiaramente obiettivo e perimetro del controllo, identificare i rischi per i diritti delle persone, verificare che non esista un mezzo meno intrusivo, e stabilire quali dati sono strettamente necessari, per quanto tempo si conservano e chi vi accede.
- La sorveglianza costante e' in generale eccessiva. Con un'eccezione istruttiva: la geolocalizzazione permanente di un veicolo di emergenza e' proporzionata, perche' non serve a sorvegliare il lavoratore ma a mandare sul posto la squadra piu' vicina.
- Il keylogger su chi lavora da remoto e' sproporzionato: non distingue fra informazioni professionali e personali e mette la persona sotto sorveglianza costante.
- Un software che conta e trasmette al responsabile, in modo trasparente, il numero di pratiche trattate per trimestre appare proporzionato: la frequenza non equivale a sorveglianza costante, e periodi lunghi sono piu' rappresentativi del lavoro svolto.
- Uno strumento introdotto per uno scopo non deve perseguirne un altro nascosto: la geolocalizzazione dei veicoli per ottimizzare i giri non puo' servire, di soppiatto, a controllare la velocita' in tempo reale.
L'onere della prova
Il passaggio piu' utile e' l'ultimo. La CNIL scrive che il datore di lavoro deve poter provare il rispetto di queste condizioni, e specifica cosa: le tappe dell'analisi di necessita' e proporzionalita', il ciclo di vita dei dati trattati, le misure prese per l'informazione e per l'esercizio dei diritti. E aggiunge una ragione pratica che vale piu' della conformita': documentare permette di rivalutare facilmente la situazione quando qualcosa cambia.
Cosa fare adesso, in pratica
1) Per ogni strumento di controllo dei tuoi clienti fatti dare tre cose: l'analisi di proporzionalita' scritta, il verbale della consultazione sindacale e il testo dell'informativa consegnata. Se manca la seconda, lo strumento e' illecito a prescindere dal resto. 2) Cerca gli scopi nascosti: prendi la finalita' dichiarata e chiedi quali altri usi il sistema consente tecnicamente. E' li' che si annidano le contestazioni. 3) Sul telelavoro, verifica che non ci siano strumenti di registrazione continua: keylogger, cattura schermo periodica, tracciamento dell'attivita' minuto per minuto. 4) Sposta le metriche di produttivita' su periodi lunghi e rendile visibili alla persona: e' l'esempio che la CNIL stessa considera proporzionato. 5) Metti nel registro art. 30 la durata di conservazione delle registrazioni e chi vi accede: sono le due voci che in ispezione si scoprono vuote.
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