Cartelle cliniche in un container dentro un capanno: 645.000 euro al servizio sanitario irlandese

Da dove è partita

L'istruttoria è cominciata il 24 maggio 2024 a seguito di due violazioni che l'HSE stesso aveva notificato. La prima a ottobre 2023: alcune persone erano entrate senza autorizzazione nei locali di St. Loman's Hospital, a Mullingar nella contea di Westmeath, dove erano conservati documenti cartacei. È un ex ospedale psichiatrico dismesso, contaminato da amianto. La seconda a novembre 2023, con lo stesso schema, nel New Building di St. Conal's Hospital a Letterkenny, contea di Donegal: anche questo un ex ospedale psichiatrico dismesso, con muffa grave.

In entrambi i casi gli intrusi hanno caricato sui social i video di quello che avevano trovato, ed è così che si è visto che là dentro c'erano cartelle cliniche. Nell'aprile 2024 l'HSE ha comunicato all'Autorità di aver appreso — di nuovo dai social — di un ulteriore accesso non autorizzato, questa volta al seminterrato di St. Loman's, dove si trovavano altri documenti che l'HSE ha descritto come vecchie cartelle di salute mentale.

Le dodici ispezioni

A quel punto la domanda dell'Autorità non era più che cosa fosse successo in quei due edifici, ma se fosse un problema isolato o sistemico. Funzionari autorizzati della DPC hanno svolto dodici ispezioni in tutto il paese.

Quello che hanno trovato è descritto nel comunicato: documenti danneggiati o di fatto distrutti dalla muffa, contaminati da escrementi di animali, coperti di calcinacci, marciti per le condizioni di conservazione o danneggiati dall'acqua. Aree di deposito in un disordine tale che i documenti non potevano dirsi archiviati in alcun modo organizzato o consultabile. Documenti conservati in bagni e cabine in disuso, in un container dentro un capanno per la torba, in stanze senza illuminazione né riscaldamento funzionanti, e in edifici fatiscenti in luoghi diversi.

Le violazioni accertate

• Art. 5, par. 1, lett. f) e art. 32, par. 1: mancata sicurezza adeguata dei dati contenuti nei documenti cartacei conservati nei depositi esterni, e mancata attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate, compresi processi e controlli di gestione documentale.
• Art. 5, par. 1, lett. e): violazione del principio di limitazione della conservazione, per non aver conservato i dati in una forma che consente l'identificazione degli interessati per un tempo non superiore al necessario.
• Art. 33, par. 1, in due distinte occasioni: mancata notifica della violazione all'Autorità senza ingiustificato ritardo ed entro 72 ore, per St. Loman's e per i documenti nel seminterrato di St. Loman's.
• Art. 34, par. 1: mancata comunicazione agli interessati delle violazioni avvenute a St. Loman's e a St. Conal's.

Che cosa deve fare adesso l'HSE

Oltre all'ammonimento e alla sanzione, gli ordini impongono un censimento completo di tutti i depositi in cui l'HSE conserva documenti cartacei, con tre obiettivi: dotarsi di un sistema di gestione robusto per registrare e tracciare tutti i dati conservati in quei depositi; distruggere in modo immediato e sicuro i documenti che non sono più necessari per le finalità per cui erano conservati; adottare politiche e procedure per verificare, valutare e misurare periodicamente il rispetto delle proprie stesse politiche di conservazione. È previsto anche un censimento separato per accertare che ciascun deposito sia idoneo allo scopo.