TL;DR
501 regole di conservazione su nove ordinamenti, ciascuna con la propria fonte. Di 232 regole portoghesi solo 99 hanno una durata numerica: le altre dipendono da un evento, si sovrappongono, o la legge non dice niente e decide il titolare. Lo stato di verifica è esposto voce per voce.
La domanda a cui è più difficile rispondere
Per quanto tempo si tiene una busta paga? E il curriculum di un candidato non assunto? E le registrazioni delle telecamere? Sono le domande che un titolare fa per prime, e sono quelle su cui il registro dell’art. 30 resta più spesso vago: «per il tempo necessario». In sede di verifica quella formula non regge, perché l’art. 5, par. 1, lett. e) chiede un termine, e il termine dipende dalla categoria di dato e dall’ordinamento.
Perché non è una tabella di anni
Su 232 regole portoghesi solo 99 hanno una durata precisa, esprimibile con un numero e un’unità. Le altre 133 sono termini che concorrono fra loro, termini che partono da un evento, conservazioni senza limite numerico, o casi in cui la legge non fissa nulla e decide il titolare. Un campo «durata: 7 anni» avrebbe costretto a inventare un numero dove la legge non ce l’ha, che è il modo più veloce per costruire una conformità finta.
- 99 regole con durata strutturabile, 57 con durata composta, 36 senza termine numerico, 23 rimesse alla decisione del titolare, 17 legate a un evento o a una condizione.
- 34 domini, dalla sanità all’antiriciclaggio, dalla videosorveglianza alle professioni regolamentate.
- Ogni voce dichiara la fonte, la decorrenza, il destino dei dati alla scadenza e le cautele d’uso.
Lo stato di verifica è esposto, non nascosto
Delle 232 regole portoghesi, 137 sono marcate «Verificado» e 95 «Referência corrente». La distinzione è dell’autore e resta visibile a chi consulta: una voce non passa allo stato verificato senza una nuova consultazione della fonte primaria. Mostrare che quasi la metà delle voci è ancora in stato di riferimento corrente sembra controintuitivo, e invece è l’unica cosa che rende il contenuto affidabile — perché dice dove guardare due volte.
Come entra il diritto di un paese
La matrice portoghese è contenuto di Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), versione FM-D07-01 v16.0, adattata da lui per la piattaforma e trascritta senza modifiche di merito: testi, fonti, stati di verifica e cautele sono i suoi, parola per parola. È il modello con cui gli altri ordinamenti entreranno: un professionista del paese, la sua versione, il suo nome sopra.
Come va usata
I riferimenti normativi sui termini di conservazione sono un supporto operativo e vanno valutati rispetto al contesto specifico di ciascun trattamento. Una regola di legge dice qual è il termine massimo, non che tutti i campi vadano conservati per quel termine: un massimo di dieci anni non legittima la conservazione decennale di ogni dato, ma solo di quelli necessari alla finalità che giustifica il termine. Nel registro, la regola scelta viene fotografata con la sua versione: se domani la matrice cambia, resta scritto su quale testo la decisione era stata presa.
Chi decide il termine e chi materialmente cancella i dati sono spesso due persone diverse, e la piattaforma li tiene distinti: è una distinzione che di solito si confonde, ed è la prima che viene chiesta quando arriva una verifica.
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