TL;DR
501 bewaarregels in negen rechtsstelsels, elk met een eigen bron. Van 232 Portugese regels hebben er slechts 99 een numerieke duur: de andere hangen af van een gebeurtenis, overlappen, of de wet zwijgt en de verwerkingsverantwoordelijke beslist. De verificatiestatus wordt per post getoond.
De vraag die het moeilijkst te beantwoorden is
Hoe lang bewaart men een loonstrook? En het cv van een niet aangenomen kandidaat? En de camerabeelden? Dat zijn de eerste vragen van een verwerkingsverantwoordelijke, en juist die waarbij het register uit art. 30 meestal vaag blijft: «zolang als nodig». Bij een controle houdt die formule geen stand, want art. 5, lid 1, onder e) vraagt een termijn, en de termijn hangt af van de categorie gegevens en van het rechtsstelsel.
Waarom het geen tabel met jaren is
Van de 232 Portugese regels hebben er slechts 99 een precieze duur, uit te drukken in een getal en een eenheid. De andere 133 zijn termijnen die naast elkaar lopen, termijnen die door een gebeurtenis worden geactiveerd, bewaring zonder numerieke grens, of gevallen waarin de wet niets vaststelt en de verantwoordelijke beslist. Een veld «duur: 7 jaar» zou hebben gedwongen een getal te verzinnen waar de wet er geen heeft — de snelste manier om schijnnaleving te bouwen.
- 99 regels met structureerbare duur, 57 met samengestelde duur, 36 zonder numerieke termijn, 23 overgelaten aan het besluit van de verantwoordelijke, 17 gekoppeld aan een gebeurtenis of voorwaarde.
- 34 domeinen, van gezondheidszorg tot antiwitwas, van cameratoezicht tot gereglementeerde beroepen.
- Elke post vermeldt de bron, het aanvangsmoment, de bestemming van de gegevens bij afloop en de gebruiksvoorbehouden.
De verificatiestatus wordt getoond, niet verborgen
Van de 232 Portugese regels zijn er 137 gemarkeerd als «Verificado» en 95 als «Referência corrente». Het onderscheid is van de auteur en blijft zichtbaar voor wie raadpleegt: een post gaat niet naar geverifieerd zonder een nieuwe raadpleging van de primaire bron. Tonen dat bijna de helft nog op lopende referentie staat lijkt tegenintuïtief, en is juist het enige wat de inhoud betrouwbaar maakt — omdat het zegt waar men twee keer moet kijken.
Hoe het recht van een land het platform binnenkomt
De Portugese matrix is inhoud van Luis Ferreira Mendes (Ferreira Mendes Unipessoal Lda), versie FM-D07-01 v16.0, door hem aangepast voor het platform en overgenomen zonder inhoudelijke wijzigingen: teksten, bronnen, verificatiestatus en voorbehouden zijn de zijne, woord voor woord. Het is het model waarmee de andere rechtsstelsels zullen volgen: een vakgenoot uit het land, zijn versie, zijn naam erboven.
Hoe zij te gebruiken is
De wettelijke verwijzingen over bewaartermijnen zijn operationele ondersteuning en moeten worden beoordeeld in het licht van de specifieke context van elke verwerking. Een wettelijke regel noemt de maximumtermijn, niet dat elk veld gedurende die termijn bewaard moet blijven: een maximum van tien jaar rechtvaardigt niet het tien jaar bewaren van elk gegeven, maar alleen van de gegevens die nodig zijn voor het doel dat de termijn rechtvaardigt. In het register wordt de gekozen regel met haar versie vastgelegd: verandert de matrix morgen, dan blijft vastliggen op welke tekst het besluit berustte.
Wie de termijn bepaalt en wie de gegevens daadwerkelijk wist zijn vaak twee verschillende personen, en het platform houdt die uit elkaar: een onderscheid dat gewoonlijk vervaagt, en het eerste waarnaar bij een controle wordt gevraagd.
Zoekt u een hulpmiddel voor uw dagelijkse werk als FG?
DPO Workspace is gebouwd door een gecertificeerde functionaris voor gegevensbescherming. 30 dagen gratis.
Gratis starten
