TL;DR
Opplysninger om søkere som ikke ble ansatt slettes senest fire uker etter at prosessen er avsluttet. Med aktivt samtykke kan det bli inntil ett år. Fristen omfatter hele mappen: CV, søknad, intervjunotater, assessmentresultater og e-postvekslingen. For den som blir ansatt begynner et annet regime, og der har kopien av legitimasjonen sin egen frist på fem år fra utgangen av kalenderåret arbeidsforholdet opphørte.
Fire uker, og alt som faller inn under
Den nederlandske tilsynsmyndigheten legger til grunn høyst fire uker etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet. Det er den korteste fristen en europeisk myndighet anvender på dette punktet, og den er ikke valgfri: klager en avvist søker, er det det første som kontrolleres, fordi det lar seg fastslå uten noen form for undersøkelse.
Det som oftest svikter er ikke fristen, men rekkevidden. Den omfatter alle opplysninger fra prosessen: CV, søknad, notater fra intervjuet, resultatet av et assessment og korrespondansen med søkeren. En virksomhet som tar CV-en ut av systemet og lar intervjunotatene ligge i en delt mappe, har ikke oppfylt plikten — og de notatene er ofte de mest følsomme dokumentene i hele mappen.
Kandidatbanken er en egen behandling
Å beholde en søker til fremtidige stillinger er mulig i inntil ett år, men bare dersom søkeren har gitt et aktivt samtykke. Aktivt betyr spurt om og besvart. En forhåndsavkrysset rute nederst i søknadsskjemaet er ikke samtykke, og en søker som aldri svarte på forespørselen er ikke i banken, men i et register uten grunnlag.
Banken er dessuten en annen behandling enn selve rekrutteringen: annet formål, annet grunnlag, annen frist. Den som fører den på samme linje i protokollen, får de fire ukene til å forsvinne uten at noen har bestemt det.
- Fristen løper fra PROSESSENS SLUTT, ikke fra avslaget til den enkelte søkeren: en rekruttering som drar ut i to måneder beholder de første avviste i mappen hele den tiden.
- For den som ansettes går dokumentene over i personalmappen, men ikke alle: det som lovlig ble innhentet i utvelgelsen og ikke er nødvendig for arbeidsforholdet, skal sorteres bort og ikke tas med.
- Kopien av legitimasjonen skal derimot oppbevares i minst fem år etter utgangen av kalenderåret arbeidsforholdet opphørte. Det er den eneste delen av mappen med en egen, lengre frist.
- At en part som IKKE er arbeidsgiver kopierer legitimasjon — for eksempel et bemanningsbyrå i søkefasen — er en annen sak og er som hovedregel ikke tillatt.
Personalmappen er ikke én enhet
Å sette én frist på hele mappen er alltid feil, og feil i to retninger samtidig. Lønnsregnskapet må oppbevares i sju år etter artikkel 52 i den nederlandske skatteloven. Kopien av legitimasjonen fem år fra utgangen av sluttåret. For resten peker tilsynsmyndigheten på to år etter fratreden som rettesnor. Sju år på alt beholder vurderingsnotatet fem år for lenge; to år på alt ødelegger lønnsopplysningene fem år for tidlig.
Den praktiske følgen for behandlingsprotokollen: linjen «personalmappe» finnes ikke. Det er tre linjer, med tre frister og tre behandlingsgrunnlag, og den som slår dem sammen får en protokoll som ser komplett ut og er feil i to tredjedeler.
Ser du etter et verktøy for arbeidet ditt som personvernombud?
DPO Workspace er bygget av et sertifisert personvernombud. 30 dager gratis.
Kom i gang gratis
