Hvor lenge personalmapper skal oppbevares i Polen: ti eller femti år — og hvorfor én dato avgjør

Hvorfor ett enkelt tall i protokollen alltid er usant

Reformen av 10. januar 2018 kortet oppbevaringen av personaldokumentasjon ned fra femti år til ti, men ikke for alle samtidig. Det oppsto tre grupper av ansatte, hver med sin egen frist og sitt eget startpunkt. I praksis er «10 år» i oppbevaringskolonnen riktig for én gruppe, galt for den andre og betinget for den tredje.

For dem som er ansatt fra 1. januar 2019 gjelder hovedregelen i art. 94 nr. 9b i arbeidsloven: dokumentasjonen oppbevares gjennom ansettelsestiden og i ti år fra slutten av kalenderåret da forholdet opphørte. Fristen løper fra årets slutt, ikke fra opphørsdagen: for en kontrakt som ender i januar blir det nesten elleve år.

For dem som er ansatt før 1. januar 1999 gjelder femti år, regnet fra DAGEN forholdet opphørte. Ikke bare tallet endrer seg, men måten å regne på: i femtiårsregimet er det ingen avrunding til årsslutt. Denne gruppen kan ikke forkortes, rapporten når den ikke.

Den midterste gruppen: en forkortelse som må fortjenes

For dem som er ansatt mellom 1. januar 1999 og 31. desember 2018 gjelder som utgangspunkt femti år. Forkortelsen til ti inntrer bare dersom arbeidsgiveren først sender inn erklæringen ZUS OSW og deretter informasjonsrapporten ZUS RIA. Og her ligger fellen som velter de fleste protokoller: etter innsendingen løper fristen fra slutten av kalenderåret da RAPPORTEN BLE SENDT INN — ikke fra arbeidsforholdets opphør.

For en ansatt som sluttet i 2005 og hvis rapport ble sendt inn i 2021, utløper fristen ved utgangen av 2031. Innsendingsdatoen blir dermed en opplysning uten hvilken slettetidspunktet ikke lar seg beregne i det hele tatt, og den må oppbevares sammen med mappen — hvilket i seg selv er en behandling som hører hjemme i protokollen.

• Å ikke sende inn rapporten er ingen nøytral unnlatelse: den avgjør førti ekstra år med lagring av personopplysninger. Under lagringsbegrensningen krever det en begrunnet beslutning, ikke taushet.
• Siden 2019 inngår arbeidstidsregistreringen i personaldokumentasjonen og deler dens frist. Tidligere hadde den sin egen, kortere frist, og restene av den regelen står fortsatt i mange protokoller.
• Lønnslister og lønnskort har et gulv på fem år i regnskapsloven, men den reelle fristen bestemmes av pensjonsreglene, altså den samme delingen i ti og femti. Å skrive «5 år» ser riktig ut og er feil.
• Del D av mappen har sin egen, kortere skjebne: kopien av meldingen om en ordensstraff fjernes etter ett år med plettfritt arbeid, av loven selv. I én samlet PDF-fil lar denne fjerningen seg ikke gjennomføre.

Den praktiske slutningen for behandlingsprotokollen: kolonnen for oppbevaringstid for personaldokumentasjon kan ikke inneholde et tall. Den må inneholde en regel — ansettelsesdatoen som kriterium, statusen på ZUS-rapporten som vilkår, og kontrollen av pågående saker som suspensjonsgrunn. En protokoll med «10 år» beskriver en tredjedel av virkeligheten og virker fullstendig mens den gjør det, hvilket er verre enn et hull.