TL;DR
Fra 1.1.2025: bilag åtte år (§ 147 nr. 3 AO, § 257 nr. 4 HGB), fakturaer åtte år (§ 14b nr. 1 UStG). Uendret ti år: handelsbøker, inventarlister, åpningsbalanser, årsregnskap — og registreringene etter § 22 nr. 1 UStG, som det tyske finansdepartementet uttrykkelig slo fast 8. juli 2025. Mottatte og sendte handelsbrev står fortsatt på seks.
Hva BEG IV endret, og hva den ikke endret
Den fjerde forenklingsloven trådte i kraft 1. januar 2025 og kortet ned lagringstiden for bilag fra ti til åtte år. Samme forkortelse gjelder merverdiavgiftsrettslig for fakturaer. Den forkortede fristen gjelder først for bilag der fristen etter gammel rett ennå ikke var utløpt 31. desember 2024.
Det loven ikke rørte står i samme ledd, én linje høyere: handelsbøker, inventarlister, åpningsbalanser, årsregnskap, selskapsregnskap og konsernregnskap blir stående på ti år. Handelsbrev blir stående på seks. Tre frister der det før var to, på dokumenter som ligger i samme arkiv.
Unntaket lovgiveren hoppet over
Forkortelsen i § 14b UStG gjelder fakturaer. Den gjelder ikke registreringene etter § 22 nr. 1 UStG, altså merverdiavgiftsregistreringene som fakturaene bygger på. Finansdepartementet skrev det uttrykkelig i brevet av 8. juli 2025: disse registreringene skal fortsatt oppbevares i ti år.
Resultatet er en konstellasjon ingen sletteplan skrevet i 2023 kjenner: fakturaen kan slettes etter åtte år, registreringen den bygger på først etter ti. Å føre begge på samme linje i slettematrisen betyr å velge hvilken av de to feilene man gjør.
- Å oppbevare to år for lenge er ikke et ufarlig overskudd: det bryter art. 5 nr. 1 bokstav e GDPR, og det rammer arkivet med flest personopplysninger om kunder, leverandører og ansatte.
- Å slette to år for tidlig bryter oppbevaringsplikten og oppdages først ved neste kontroll — da er det ikke lenger mulig å rette opp.
- § 147 nr. 3 femte punktum AO stanser uansett fristen så lenge dokumentene har betydning for skatter som ennå ikke er foreldet. En rutine som bare ser på bilagsdatoen, ødelegger midt i en kontroll papirer som skulle vært lagt fram.
- For e-faktura kommer i tillegg at den strukturerte delen skal oppbevares uendret i sin opprinnelige form. En arkivert PDF av visningsformatet oppfyller ikke plikten, uansett hvor komplett den ser ut.
Hva som må gjøres nå
Del sletteplanen i de tre gruppene — åtte, ti, seks — i stedet for én felles frist. Legg inn en kontroll av status for bokettersyn og klager før hver automatiske sletting. Og dater omleggingen: en lovendring som tvinger den behandlingsansvarlige til å handle, skal gjennomføres etterprøvbart, ikke stille.
Den raske testen på egen protokoll er ett spørsmål: står det et tall i kolonnen for lagringstid, eller står det hvilken dokumenttype som følger hvilken bestemmelse? Står det bare et tall, beskriver protokollen ikke retten, men en forenkling som siden 1. januar 2025 har vært feil i begge retninger.
Ser du etter et verktøy for arbeidet ditt som personvernombud?
DPO Workspace er bygget av et sertifisert personvernombud. 30 dager gratis.
Kom i gang gratis
