O ano em que as autoridades leem a informação: a CEF 2026 sobre transparência

A razão por que esta ação é mais incómoda do que as anteriores não tem nada a ver com a severidade das autoridades. Tem a ver com o facto de a transparência ser a única obrigação do regulamento que se avalia a ler, do lado do leitor. Um registo das atividades de tratamento julga-se pela completude dos seus campos; uma medida de segurança julga-se pelo que impede; uma informação julga-se por saber se uma pessoa qualquer, depois de a ler, sabe o que acontece aos seus dados. É uma verificação que não exige visita às instalações: o texto já é público, e é-o há anos.

Convém manter os três artigos separados, porque são citados em conjunto e tratados como um só. O art. 12.º diz respeito à forma: informações concisas, transparentes, inteligíveis, de fácil acesso, em linguagem clara e simples. O art. 13.º diz respeito ao conteúdo quando os dados são recolhidos junto da pessoa. O art. 14.º diz respeito ao conteúdo quando os dados chegam de outra pessoa. Na prática os dois primeiros existem quase sempre, de alguma forma; o terceiro, na grande maioria dos casos, não existe de modo algum.

• «Pelo tempo necessário às finalidades indicadas» não é um prazo de conservação: é a pergunta repetida em forma de resposta. O art. 13.º, n.º 2, alínea a), pede o prazo, ou os critérios para o determinar.
• «Os nossos parceiros», «fornecedores selecionados», «sociedades do grupo» não são categorias de destinatários. Uma categoria reconhece-se porque o leitor entende de quem se trata.
• O fundamento de licitude deve ser indicado para cada finalidade, e não uma só vez no fim para todas. Quando as finalidades são cinco e os fundamentos três, a correspondência tem de ser legível.
• A transferência para fora da União deve ser declarada com o instrumento que a sustenta, e com a indicação de onde obter cópia.
• A informação do art. 14.º deve ser prestada no prazo de um mês a contar da obtenção dos dados, ou na primeira comunicação com o titular dos dados se esta for anterior.

Como preparar-se, sem esperar pelo relatório. O primeiro exercício é ler a própria informação como a leria um cliente, isto é, uma só vez e sem vontade. O segundo é pô-la ao lado do registo das atividades de tratamento e comparar linha a linha: finalidades, fundamentos, destinatários, prazos, transferências. Se a informação declara quatro finalidades e o registo enumera nove, uma das duas é falsa, e não importa qual — a incoerência entre os dois documentos é já ela o achado, porque demonstra que um deles não descreve a realidade.

Sobre o questionário, se chegar, um aviso de método. A tentação é responder descrevendo a organização como a desejaríamos. É um erro que se paga duas vezes: a autoridade compara as respostas com os documentos, e a divergência entre o que escreveste no questionário e o que está no registo é um achado autónomo, acrescentado ao de partida. A resposta útil diz o que existe, o que falta e com que data será colmatado. A segunda parte não é uma fraqueza: o art. 24.º pede medidas adequadas e mantidas atualizadas, não a perfeição alcançada.

Uma nota sobre o calendário, porque determina o que é razoável fazer agora. A agregação dos resultados nacionais está prevista para a segunda metade de 2026 e o relatório de síntese virá depois. Esperar por ele para agir é a escolha menos sensata de todas: o relatório dirá que defeitos as autoridades encontraram em informações já publicadas, ou seja, também na tua. Relê-la antes custa uma tarde; relê-la depois de um questionário custa o mesmo, com um prazo em cima.