Dois e-mails certificados com todos os endereços à vista: 2.000 euros para a Federação italiana de Biólogos

A coima é baixa e o Garante explica porquê: infração isolada, devida a erro humano, apenas endereços de e-mail e nenhum dado de categoria especial, sem antecedentes, boa colaboração e medidas corretivas já adotadas. Mesmo assim, a decisão foi publicada, precisamente pelo elevado número de destinatários, e o princípio que afirma vale para todos.

Porque um endereço visível é uma comunicação de dados

Um endereço de e-mail nominativo é um dado pessoal. Colocá-lo no campo «Para» ou «Cc» de uma mensagem coletiva é comunicá-lo a todos os outros destinatários, ou seja, a terceiros. Para isso é preciso um fundamento jurídico e, para um organismo público nos termos do art. 2-ter do Código italiano, uma norma que o preveja. Não basta que os destinatários sejam da mesma profissão, nem que o envio tenha sido um erro: o erro explica a gravidade, não torna o tratamento lícito.

• Um limite técnico da ferramenta não é justificação: se o sistema não permite cópia oculta, muda-se a forma de enviar.
• As alternativas são simples: envios individuais, impressão em série, uma plataforma de envio em massa, uma lista de distribuição que não mostre os endereços.
• Os endereços nominativos pesam mais do que os genéricos: nome.apelido@ diz quem é a pessoa, info@ não.
• Um envio com destinatários visíveis é também uma violação de confidencialidade: deve ser avaliado como violação de dados e registado, mesmo que não seja notificado.
• A regra tem de ser escrita e ensinada: quem envia as circulares raramente é quem escreveu os procedimentos de privacidade.

O caso interessa sobretudo às ordens profissionais, associações, escolas, administrações de condomínio e a quem escreve periodicamente a uma lista de pessoas que não se conhecem entre si. São os envios em que o erro é mais fácil, porque a mesma operação se repete dezenas de vezes e mais cedo ou mais tarde alguém a faz com pressa.

No processo do cliente bastam três linhas: que ferramenta se usa para as comunicações coletivas, se impede a exposição dos endereços ou depende de quem escreve, e quando foi a última formação de quem envia. Se a segunda resposta for «depende de quem escreve», é aí que deve ficar a medida.