TL;DR
Uppgifter om sökande som inte anställts raderas senast fyra veckor efter att processen avslutats. Med aktivt samtycke kan det bli upp till ett år. Tiden omfattar hela akten: CV, personligt brev, intervjuanteckningar, assessmentresultat och e-postväxlingen. För den som anställs börjar ett annat regelverk, och där har kopian av identitetshandlingen en egen tid på fem år från utgången av det kalenderår då anställningen upphörde.
Fyra veckor, och allt som ryms där
Den nederländska tillsynsmyndigheten utgår från högst fyra veckor efter att rekryteringen avslutats. Det är den kortaste tid en europeisk myndighet tillämpar på denna punkt, och den är inte frivillig: när en avvisad sökande klagar är det det första som kontrolleras, eftersom det kan fastställas utan någon utredning alls.
Det som oftast brister är inte tiden utan dess räckvidd. Den omfattar alla uppgifter från processen: CV, brev, anteckningar från intervjun, resultatet av ett assessment och korrespondensen med den sökande. En organisation som tar bort CV:t ur systemet och låter intervjuanteckningarna ligga kvar i en delad mapp har inte uppfyllt skyldigheten — och de anteckningarna är ofta de känsligaste handlingarna i hela akten.
Kandidatbanken är en andra behandling
Att spara en sökande för framtida tjänster är möjligt i upp till ett år, men bara om den sökande lämnat ett aktivt samtycke. Aktivt betyder efterfrågat och besvarat. En förkryssad ruta längst ned i ansökningsformuläret är inget samtycke, och en sökande som aldrig svarat på förfrågan finns inte i banken utan i ett register utan grund.
Banken är dessutom en annan behandling än själva rekryteringen: annat ändamål, annan grund, annan tid. Den som för in den på samma rad i förteckningen får de fyra veckorna att försvinna utan att någon har beslutat det.
- Tiden löper från PROCESSENS SLUT, inte från avslaget till den enskilda sökanden: en rekrytering som drar ut på två månader behåller de först avvisade i akten hela den tiden.
- För den som anställs går handlingarna över i personalakten, men inte alla: det som lagligen samlats in i urvalet och inte behövs för anställningen ska sorteras bort och inte följa med.
- Kopian av identitetshandlingen ska däremot bevaras i minst fem år efter utgången av det kalenderår då anställningen upphörde. Det är den enda delen av akten med en egen, längre tid.
- Att en part som INTE är arbetsgivare kopierar en identitetshandling — exempelvis en bemanningsfirma i sökfasen — är en annan sak och är i regel inte tillåtet.
Personalakten är ingen enhet
Att sätta en enda bevarandetid på hela akten är alltid fel, och fel åt två håll samtidigt. Löneadministrationen ska bevaras i sju år enligt artikel 52 i den nederländska skattelagen. Kopian av identitetshandlingen fem år från utgången av avgångsåret. För resten pekar myndigheten på två år efter avgången som riktmärke. Sju år på allt behåller utvärderingsprotokollet fem år för länge; två år på allt förstör löneuppgifterna fem år för tidigt.
Den praktiska följden för registerförteckningen: raden ”personalakt” finns inte. Det är tre rader, med tre tider och tre rättsliga grunder, och den som slår ihop dem får en förteckning som ser fullständig ut och är fel till två tredjedelar.
Söker du ett verktyg för ditt arbete som dataskyddsombud?
DPO Workspace är byggt av ett certifierat dataskyddsombud. 30 dagar gratis.
Börja gratis
