Hur länge personalakter ska bevaras i Polen: tio eller femtio år — och varför ett enda datum avgör

Varför ett enda tal i förteckningen alltid är osant

Reformen av den 10 januari 2018 kortade bevarandet av personaldokumentation från femtio år till tio, men inte för alla samtidigt. Tre grupper av anställda uppstod, var och en med egen tid och egen startpunkt. I praktiken är ”10 år” i bevarandekolumnen riktigt för en grupp, felaktigt för den andra och villkorat för den tredje.

För den som anställts från den 1 januari 2019 gäller grundregeln i art. 94 punkt 9b i arbetslagen: dokumentationen bevaras under anställningstiden och i tio år från slutet av det kalenderår då den upphörde. Tiden löper från årets slut, inte från upphörandedagen: för ett avtal som slutar i januari blir det nästan elva år.

För den som anställts före den 1 januari 1999 gäller femtio år, räknat från den DAG anställningen upphörde. Inte bara talet ändras utan sättet att räkna: i femtioårsregimen finns ingen avrundning till årsskiftet. Denna grupp kan inte förkortas, rapporten når den inte.

Mellangruppen: en förkortning som måste förtjänas

För den som anställts mellan den 1 januari 1999 och den 31 december 2018 gäller som utgångspunkt femtio år. Förkortningen till tio inträder bara om arbetsgivaren först lämnar in förklaringen ZUS OSW och därefter informationsrapporten ZUS RIA. Och här ligger fällan som välter de flesta förteckningar: efter inlämningen löper tiden från slutet av det kalenderår då RAPPORTEN LÄMNADES IN — inte från anställningens upphörande.

För en anställd som slutade 2005 och vars rapport lämnades in 2021 löper tiden ut vid utgången av 2031. Inlämningsdatumet blir därmed en uppgift utan vilken gallringstidpunkten inte alls går att beräkna, och det måste bevaras tillsammans med akten — vilket i sig är en behandling som hör hemma i förteckningen.

• Att inte lämna in rapporten är ingen neutral underlåtenhet: den avgör fyrtio ytterligare år av lagring av personuppgifter. Under lagringsminimeringen kräver det ett motiverat beslut, inte tystnad.
• Sedan 2019 ingår arbetstidsregistreringen i personaldokumentationen och delar dess tid. Tidigare hade den en egen, kortare tid, och resterna av den regeln står kvar i många förteckningar.
• Lönelistor och lönekort har ett golv på fem år i redovisningslagen, men den verkliga tiden bestäms av pensionsreglerna, alltså samma uppdelning i tio och femtio. Att skriva ”5 år” ser rätt ut och är fel.
• Del D av akten har ett eget, kortare öde: kopian av meddelandet om en ordningsåtgärd tas bort efter ett år av klanderfritt arbete, direkt på grund av lagen. I en enda sammanslagen PDF går den borttagningen inte att utföra.

Den praktiska slutsatsen för registerförteckningen: kolumnen för bevarandetid för personaldokumentation får inte innehålla ett tal. Den måste innehålla en regel — anställningsdatumet som kriterium, statusen på ZUS-rapporten som villkor och kontrollen av pågående förfaranden som grund för uppskov. En förteckning med ”10 år” beskriver en tredjedel av verkligheten och ser fullständig ut medan den gör det, vilket är värre än en lucka.