Den tyska gallringsplanen har varit fel sedan den 1 januari 2025 — åt båda hållen

Vad BEG IV ändrade och inte ändrade

Den fjärde förenklingslagen trädde i kraft den 1 januari 2025 och sänkte lagringstiden för verifikationer från tio till åtta år. Samma sänkning gäller momsrättsligt för fakturor. Den förkortade tiden tillämpas först på verifikationer vars tid enligt äldre rätt ännu inte hade löpt ut den 31 december 2024.

Det lagen inte rörde står i samma stycke en rad högre upp: handelsböcker, inventarier, öppningsbalanser, årsredovisningar samt enskilda och koncernredovisningar ligger kvar på tio år. Handelsbrev ligger kvar på sex. Tre tider där det tidigare fanns två, på handlingar som ligger i samma arkiv.

Undantaget som lagstiftaren hoppade över

Sänkningen i § 14b UStG gäller fakturor. Den gäller inte anteckningarna enligt § 22.1 UStG, alltså de momsanteckningar som fakturorna vilar på. Finansministeriet skrev det uttryckligen i sitt brev av den 8 juli 2025: dessa anteckningar ska fortfarande bevaras i tio år.

Resultatet är en uppställning som ingen gallringsplan skriven 2023 känner till: fakturan får gallras efter åtta år, anteckningen den härrör från först efter tio. Att hålla båda på samma rad i gallringsmatrisen är att välja vilket av de två felen man gör.

• Att bevara två år för länge är inget ofarligt överskott: det bryter mot art. 5.1 e GDPR och drabbar det arkiv som innehåller flest personuppgifter om kunder, leverantörer och anställda.
• Att gallra två år för tidigt bryter mot bevarandeplikten och upptäcks först vid nästa revision — då går det inte längre att rätta.
• § 147.3 femte meningen AO upphäver ändå tiden så länge handlingarna har betydelse för skatter som ännu inte preskriberats. En rutin som bara ser på verifikationsdatum förstör mitt under en revision handlingar som skulle ha lämnats in.
• För e-fakturan tillkommer att den strukturerade delen ska bevaras oförändrad i sin ursprungliga form. En arkiverad PDF av visningsformatet uppfyller inte plikten, hur komplett den än ser ut.

Snabbtestet på den egna förteckningen är en enda fråga: står det ett tal i kolumnen för lagringstid, eller står det vilken handlingstyp som följer vilken bestämmelse? Står det bara ett tal beskriver förteckningen inte rätten utan en förenkling som sedan den 1 januari 2025 är fel åt båda hållen.