TL;DR
Daten abgelehnter Bewerber werden spätestens vier Wochen nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Mit aktiver Einwilligung sind bis zu einem Jahr möglich. Die Frist erfasst die gesamte Akte: Lebenslauf, Anschreiben, Gesprächsnotizen, Assessmentergebnisse und den E-Mail-Verkehr. Für Eingestellte beginnt ein anderes Regime, und dort hat die Ausweiskopie eine eigene Frist von fünf Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres der Beendigung.
Vier Wochen, und was alles darunter fällt
Die niederländische Aufsichtsbehörde geht von höchstens vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aus. Es ist die kürzeste Frist, die eine europäische Behörde in diesem Punkt anlegt, und sie ist nicht fakultativ: beschwert sich ein abgelehnter Bewerber, wird sie als Erstes geprüft, weil sie sich ohne jede Ermittlung feststellen lässt.
Was meist schiefgeht, ist nicht die Frist, sondern ihre Reichweite. Erfasst sind alle Daten des Verfahrens: Lebenslauf, Anschreiben, Gesprächsnotizen, das Ergebnis eines Assessments und der Schriftwechsel mit der bewerbenden Person. Wer den Lebenslauf aus dem System nimmt und die Gesprächsprotokolle in einem geteilten Ordner liegen lässt, hat die Pflicht nicht erfüllt — und diese Protokolle sind oft die heikelsten Unterlagen der ganzen Akte.
Der Talentpool ist eine zweite Verarbeitung
Eine Bewerbung für künftige Stellen aufzubewahren ist bis zu einem Jahr möglich, aber nur mit aktiver Einwilligung. Aktiv heißt: erfragt und beantwortet. Ein vorangekreuztes Kästchen am Fuß des Formulars ist keine Einwilligung, und wer auf die Anfrage nie geantwortet hat, ist nicht im Pool, sondern in einem Bestand ohne Grundlage.
Der Pool ist zudem eine andere Verarbeitung als das Auswahlverfahren: anderer Zweck, andere Grundlage, andere Frist. Wer ihn in dieselbe Zeile des Verzeichnisses schreibt, lässt die vier Wochen verschwinden, ohne dass jemand das entschieden hätte.
- Die Frist läuft ab dem ENDE DES VERFAHRENS, nicht ab der Absage an die einzelne Person: ein Auswahlverfahren, das sich zwei Monate hinzieht, behält die zuerst Abgelehnten die ganze Zeit in der Akte.
- Bei Eingestellten gehen die Unterlagen in die Personalakte über, aber nicht alle: was im Auswahlverfahren rechtmäßig erhoben wurde und für das Arbeitsverhältnis nicht erforderlich ist, gehört aussortiert und nicht mit übernommen.
- Die Ausweiskopie ist dagegen mindestens fünf Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der Beendigung aufzubewahren. Sie ist der einzige Teil der Akte mit einer eigenen, längeren Frist.
- Das Kopieren eines Ausweises durch eine Stelle, die NICHT Arbeitgeber ist — etwa eine Personalvermittlung in der Suchphase — ist etwas anderes und in der Regel unzulässig.
Die Personalakte ist kein Block
Eine einzige Frist auf die ganze Akte zu setzen ist immer falsch, und zwar in zwei Richtungen zugleich. Die Lohnbuchhaltung muss nach Art. 52 des niederländischen Steuergesetzes sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Ausweiskopie fünf Jahre ab Ende des Austrittsjahres. Für den Rest nennt die Behörde zwei Jahre nach dem Ausscheiden als Richtwert. Sieben Jahre auf alles bewahrt das Beurteilungsprotokoll fünf Jahre zu lange auf; zwei Jahre auf alles vernichtet die Lohndaten fünf Jahre zu früh.
Die praktische Folge für das Verarbeitungsverzeichnis: die Zeile «Personalakte» gibt es nicht. Es sind drei Zeilen mit drei Fristen und drei Rechtsgrundlagen, und wer sie zusammenlegt, erhält ein Verzeichnis, das vollständig aussieht und zu zwei Dritteln falsch ist.
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