Wie lange Personalakten in Polen aufzubewahren sind: zehn oder fünfzig Jahre — und warum ein einziges Datum darüber entscheidet

Warum eine einzige Zahl im Verzeichnis immer falsch ist

Die Reform vom 10. Januar 2018 hat die Aufbewahrung der Personaldokumentation von fünfzig auf zehn Jahre verkürzt, aber nicht für alle gleichzeitig. Es entstanden drei Gruppen von Beschäftigten, jede mit eigener Frist und eigenem Fristbeginn. In der Praxis ist «10 Jahre» in der Aufbewahrungsspalte für eine Gruppe richtig, für die zweite falsch und für die dritte bedingt.

Für ab dem 1. Januar 2019 Eingestellte gilt die Grundregel des Art. 94 Nr. 9b des Arbeitsgesetzbuchs: die Dokumentation wird für die Dauer der Beschäftigung und für zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem sie endete. Die Frist läuft ab Jahresende, nicht ab dem Tag der Beendigung: bei einem im Januar endenden Vertrag sind das fast elf Jahre.

Für vor dem 1. Januar 1999 Eingestellte gelten fünfzig Jahre ab dem TAG der Beendigung. Es ändert sich nicht nur die Zahl, sondern die Art zu rechnen: im Fünfzig-Jahre-Regime gibt es keine Rundung auf das Jahresende. Diese Gruppe lässt sich nicht verkürzen, der Bericht erfasst sie nicht.

Die mittlere Gruppe: eine Verkürzung, die man sich verdienen muss

Für zwischen dem 1. Januar 1999 und dem 31. Dezember 2018 Eingestellte gelten im Ausgangspunkt fünfzig Jahre. Die Verkürzung auf zehn tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber zuerst die Erklärung ZUS OSW und danach den Informationsbericht ZUS RIA einreicht. Und hier liegt die Falle, die die meisten Verzeichnisse umwirft: nach der Einreichung läuft die Frist ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem DER BERICHT EINGEREICHT WURDE — nicht ab dem Ende der Beschäftigung.

Für einen Beschäftigten, der 2005 ausgeschieden ist und dessen Bericht 2021 eingereicht wurde, endet die Frist mit Ablauf des Jahres 2031. Das Einreichungsdatum wird damit zu einer Angabe, ohne die der Löschzeitpunkt überhaupt nicht berechenbar ist, und es muss zusammen mit der Akte aufbewahrt werden — was seinerseits eine Verarbeitung ist, die ins Verzeichnis gehört.

• Den Bericht nicht einzureichen ist kein neutrales Unterlassen: es entscheidet über vierzig zusätzliche Jahre Speicherung personenbezogener Daten. Unter der Speicherbegrenzung verlangt das eine begründete Entscheidung, kein Schweigen.
• Seit 2019 gehört die Arbeitszeiterfassung zur Personaldokumentation und teilt deren Frist. Früher hatte sie eine eigene, kürzere — der Rest jener Regelung steht noch in vielen Verzeichnissen.
• Lohnlisten und Lohnkarten haben im Rechnungslegungsgesetz eine Untergrenze von fünf Jahren, ihre wirkliche Frist bestimmen aber die Rentenvorschriften, also dieselbe Teilung in zehn und fünfzig. «5 Jahre» einzutragen sieht richtig aus und ist ein Fehler.
• Teil D der Akte hat ein eigenes, kürzeres Schicksal: die Abschrift der Mitteilung über eine Ordnungsstrafe wird nach einem Jahr beanstandungsfreier Arbeit von Gesetzes wegen entfernt. In einer einzigen PDF-Datei ist diese Entfernung nicht durchführbar.

Die praktische Folgerung für das Verarbeitungsverzeichnis: die Aufbewahrungsspalte für die Personaldokumentation darf keine Zahl enthalten. Sie muss eine Regel enthalten — das Einstellungsdatum als Kriterium, den Status des ZUS-Berichts als Bedingung und die Verfahrensprüfung als Hemmungsgrund. Ein Verzeichnis mit «10 Jahre» beschreibt ein Drittel der Wirklichkeit und wirkt dabei vollständig, was schlimmer ist als eine Lücke.