TL;DR
Seit 1.1.2025: Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Unverändert zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse — und die Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG, was das BMF am 8. Juli 2025 ausdrücklich klargestellt hat. Sechs Jahre bleiben die Handels- und Geschäftsbriefe.
Was das BEG IV geändert hat, und was nicht
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ist zum 1. Januar 2025 in Kraft getreten und hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dieselbe Verkürzung gilt umsatzsteuerlich für Rechnungen. Die verkürzte Frist ist erstmals auf Belege anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 nach altem Recht noch nicht abgelaufen war — Belege aus 2014 und früher waren also ohnehin schon frei.
Was das Gesetz nicht angefasst hat, steht direkt daneben im selben Absatz: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse und Konzernabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe bleiben bei sechs. Drei Fristen, wo vorher zwei waren, auf Unterlagen, die in derselben Ablage liegen.
Die Ausnahme, die der Gesetzgeber übersehen hat
Die Verkürzung in § 14b UStG betrifft Rechnungen. Sie betrifft nicht die Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG, also die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen, auf denen die Rechnungen beruhen. Das BMF hat das in seinem Schreiben vom 8. Juli 2025 ausdrücklich festgehalten: diese Aufzeichnungen sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.
Das Ergebnis ist eine Konstellation, die kein Löschkonzept von 2023 kennt: die Rechnung darf nach acht Jahren gelöscht werden, die Aufzeichnung, aus der sie hervorgeht, erst nach zehn. Wer beides in derselben Zeile der Löschmatrix führt, entscheidet sich zwangsläufig für einen der beiden Fehler.
- Zwei Jahre zu lange aufzubewahren ist kein harmloser Überschuss: es ist ein Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, und er trifft den Datenbestand mit den meisten personenbezogenen Daten von Kunden, Lieferanten und Beschäftigten.
- Zwei Jahre zu früh zu löschen ist ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht, der erst bei der nächsten Außenprüfung sichtbar wird — und dann nicht mehr heilbar ist.
- § 147 Abs. 3 Satz 5 AO hebt die Frist ohnehin auf, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind. Eine Löschroutine, die nur auf das Belegdatum sieht, vernichtet während einer laufenden Prüfung Unterlagen, die vorzulegen wären.
- Bei E-Rechnungen kommt hinzu, dass der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form unverändert aufzubewahren ist. Ein archiviertes PDF des Sichtformats erfüllt die Pflicht nicht, auch wenn optisch alles vorhanden scheint.
Was jetzt konkret zu tun ist
Das Löschkonzept auf die drei Gruppen aufteilen — acht, zehn, sechs — statt auf eine einzige Frist. Vor jeder automatischen Löschung eine Abfrage des Prüfungs- und Rechtsbehelfsstatus einbauen. Und die Umstellung datieren: eine Gesetzesänderung, die den Verantwortlichen zum Handeln zwingt, will nachweisbar umgesetzt sein, nicht stillschweigend.
Der praktische Test für das eigene Verzeichnis ist eine einzige Frage: steht in der Spalte «Aufbewahrungsfrist» eine Zahl, oder steht dort, welche Unterlagenart welcher Vorschrift unterliegt? Steht nur eine Zahl, dann beschreibt das Verzeichnis nicht die Rechtslage, sondern eine Vereinfachung, die seit dem 1. Januar 2025 in beide Richtungen falsch ist.
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