L'European Data Protection Board ha pubblicato il report finale dell'azione di enforcement coordinata sui DPO. Il quadro che emerge non e' confortante: molti DPO operano con risorse insufficienti, non hanno accesso al top management e in alcuni casi si trovano in situazioni di potenziale conflitto di interessi.
I 7 problemi principali identificati
- Risorse insufficienti allocate ai DPO (sia tempo che budget)
- Conoscenza esperta del DPO non adeguata al contesto aziendale
- Rischio di conflitti di interessi (DPO con altri ruoli operativi)
- Compiti del DPO non sempre correttamente assegnati
- Mancanza di coinvolgimento sistematico del DPO nei processi decisionali
- DPO esterni 'spalmati' su troppi clienti senza tempo adeguato
- DPO interni utilizzati 'part-time' o distratti su altre mansioni
Citazione chiave dal report
I DPO esterni 'possono finire per spalmarsi troppo sottilmente' su molti clienti, mentre alcune aziende usano i DPO interni solo 'a tempo parziale' o ne 'dirottano parte del tempo su altre mansioni'.
La situazione italiana
In Italia il fenomeno e' particolarmente sentito nel settore della Pubblica Amministrazione locale, dove molti comuni nominano un DPO esterno con tariffe di poche centinaia di euro all'anno, rendendo strutturalmente impossibile per il professionista dedicare tempo adeguato. Il dataset ScoreGDPR ha rilevato che il 53,7% dei comuni italiani non rende accessibili i contatti del DPO sul proprio sito istituzionale.
Cosa puo' fare un DPO esterno
- Limitare il numero di clienti a quelli effettivamente gestibili (suggerimento: max 15-20)
- Avere strumenti che ti permettano di dedicare il giusto tempo a ognuno (gestione scadenze, alert automatici)
- Documentare il tempo dedicato a ciascun cliente per giustificare la tariffa
- Avere processi standardizzati invece di rifare tutto da zero per ogni cliente
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