TL;DR per il DPO
L'identificazione dell'ospite e' un obbligo (art. 109 TULPS); la CONSERVAZIONE della copia del documento no. Dopo l'invio dei dati via Alloggiati Web, le copie (scansioni, foto, fotocopie) vanno distrutte o cancellate. Trattenerle viola i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione (art. 5 GDPR).
I tre punti che contano
- Identificare non significa archiviare: il gestore deve verificare l'identita' e trasmettere i dati alla Questura, non costruirsi un archivio di documenti d'identita'. La fotocopia 'per sicurezza' e' esattamente la prassi contestata.
- Il rischio e' doppio: sanzione GDPR per conservazione illecita e, in caso di data breach, un archivio di documenti d'identita' e' il bersaglio perfetto per il furto d'identita' - con obbligo di notifica e comunicazione agli interessati.
- Vale per tutta la filiera ricettiva: hotel, B&B, affittacamere, locazioni brevi e i software gestionali (PMS) usati per il check-in online, che spesso conservano le scansioni di default.
Cosa fare adesso, in pratica
Per i clienti del settore ricettivo: 1) verifica la prassi di check-in (fisico e online): se si fotocopiano o scansionano documenti, la procedura va cambiata subito; 2) bonifica l'archivio esistente: cancellazione documentata delle copie accumulate; 3) controlla le impostazioni del PMS/channel manager (molti conservano le scansioni: va disattivato o impostata la cancellazione automatica); 4) aggiorna informativa e registro art. 30 sulla reale durata di conservazione.
Perche' conta per i tuoi clienti
E' il classico caso in cui 'si e' sempre fatto cosi' incontra il GDPR: la fotocopia del documento alla reception e' una consuetudine radicata che ora ha un pronunciamento esplicito contro. Per un DPO con clienti nel turismo e' l'occasione per un intervento rapido, concreto e facilmente spiegabile alla proprieta'.
Fonte ufficiale:Garante per la protezione dei dati personali - comunicato agli albergatori sulla conservazione dei documenti degli ospitiStai cercando un gestionale per il tuo lavoro di DPO?
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