Dokumentacja medyczna w kontenerze w szopie na torf: 645 000 euro dla irlandzkiej służby zdrowia

Od czego się zaczęło

Postępowanie wszczęto 24 maja 2024 r. w następstwie dwóch naruszeń, które zgłosiło samo HSE. Pierwsze w październiku 2023 r.: osoby nieuprawnione dostały się do pomieszczeń St. Loman's Hospital w Mullingar w hrabstwie Westmeath, gdzie przechowywano dokumenty papierowe. To dawny, nieczynny szpital psychiatryczny, skażony azbestem. Drugie w listopadzie 2023 r., według tego samego schematu, w New Building szpitala St. Conal's w Letterkenny w hrabstwie Donegal: również dawny nieczynny szpital psychiatryczny, tym razem z poważnym zagrzybieniem.

W obu przypadkach intruzi wrzucili do mediów społecznościowych nagrania tego, co znaleźli, i tak wyszło na jaw, że przechowywano tam dokumentację medyczną. W kwietniu 2024 r. HSE poinformowało organ, że dowiedziało się — znów z mediów społecznościowych — o kolejnym nieuprawnionym dostępie, tym razem do piwnicy St. Loman's, gdzie znajdowały się dalsze dokumenty, opisane przez HSE jako stare akta z zakresu zdrowia psychicznego.

Dwanaście inspekcji

W tym momencie pytanie organu nie brzmiało już, co się stało w tych dwóch budynkach, lecz czy problem jest odosobniony, czy systemowy. Upoważnieni pracownicy DPC przeprowadzili dwanaście inspekcji w całym kraju.

To, co zastali, opisano w komunikacie: dokumenty uszkodzone lub faktycznie zniszczone przez pleśń, zanieczyszczone odchodami zwierząt, przysypane gruzem, butwiejące wskutek warunków przechowywania lub zalane. Powierzchnie magazynowe w takim nieładzie i zaniedbaniu, że akt nie można było uznać za uporządkowane ani dostępne. Dokumenty przechowywane w nieużywanych łazienkach i kabinach, w kontenerze w szopie na torf, w pomieszczeniach bez działającego oświetlenia i ogrzewania oraz w zrujnowanych budynkach w kilku różnych lokalizacjach.

Stwierdzone naruszenia

• Art. 5 ust. 1 lit. f) i art. 32 ust. 1: brak odpowiedniego bezpieczeństwa danych zawartych w dokumentach papierowych przechowywanych w magazynach zewnętrznych oraz brak wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym właściwych procesów i kontroli zarządzania dokumentacją.
• Art. 5 ust. 1 lit. e): naruszenie zasady ograniczenia przechowywania przez niezachowanie danych w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne.
• Art. 33 ust. 1, w dwóch odrębnych przypadkach: brak zgłoszenia naruszenia organowi bez zbędnej zwłoki i w ciągu 72 godzin, w odniesieniu do St. Loman's oraz dokumentów w piwnicy St. Loman's.
• Art. 34 ust. 1: brak zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniach w St. Loman's i St. Conal's.

Co HSE musi teraz zrobić

Poza upomnieniem i karą nakazy wymagają pełnego przeglądu wszystkich magazynów, w których HSE przechowuje akta papierowe, z trzema celami: wdrożenia solidnego systemu zarządzania do rejestrowania i śledzenia wszystkich danych przechowywanych w tych magazynach; niezwłocznego i bezpiecznego zniszczenia dokumentów papierowych, które nie są już niezbędne do celów, dla których je przechowywano; oraz wprowadzenia polityk i procedur regularnego testowania, oceny i weryfikacji przestrzegania własnych polityk retencji. Odrębny przegląd ma ustalić, czy każdy magazyn nadaje się do tego celu.