Em resumo
Trinta e uma áreas documentais passam a setenta e sete, divididas em seis famílias: informar, nomear, registar, avaliar, reagir, demonstrar. A página do arquivo foi redesenhada: sobre cada família há um mosaico que é o retrato desse cliente, e a família pior coberta promove-se sozinha ao topo.
De onde nasce
Um arquivo com trinta e uma gavetas parece completo até se usar num caso real. Repara-se então que os consentimentos recolhidos vão parar a «Outros documentos», que o acordo sindical sobre videovigilância não tem lugar próprio, e que a avaliação de impacto das transferências — a que acompanha cada cláusula contratual-tipo depois de Schrems II — não está em lado nenhum. «Outros documentos» é a gaveta onde morre tudo o que o projetista não previu.
As quatro que mais pesavam
- Decisões automatizadas e definição de perfis (art. 22.º). Com scoring, filtros de currículos e sistemas antifraude está em todo o lado, e a coima de oitocentos e vinte e cinco milhões decidida nestes dias nos Países Baixos trata exatamente disto. Não tinha gaveta.
- Tratamentos biométricos. Exigem avaliação própria e iam parar a «Medidas de segurança», onde ninguém os procura.
- Registo de acessos e de registos. É a primeira evidência pedida quando se contesta um acesso indevido, e é também o dever que recai sobre os administradores de sistemas.
- Anonimização e pseudonimização. Quase sempre declarada, quase nunca documentada: é o ponto em que as autoridades desmontaram mais defesas nos últimos dois anos.
E depois o resto
Acordos sindicais e autorizações de controlo à distância — sem eles a videovigilância e a geolocalização são ilícitas a montante, antes mesmo do RGPD. Registo das violações do art. 33.º, n.º 5, obrigação autónoma que não se esgota na gestão do incidente concreto. Recursos e independência do EPD do art. 38.º, a primeira pergunta de qualquer verificação da função. Consentimentos recolhidos e retiradas, que são a prova exigida pelo art. 7.º, n.º 1. E ainda: informação a candidatos, a menores, ao denunciante; administradores de sistemas; representante na União; mapa de fluxos; classificação de dados; testes de vulnerabilidade; privacidade desde a conceção nos projetos; plano de resposta a incidentes; comunicações aos titulares do art. 34.º; apólice cibernética; relatório periódico do EPD.
Porque a página foi refeita
Setenta e sete quadrados em grelha são um muro, não uma lista. As áreas estão agora em seis famílias que correspondem às seis coisas que um responsável deve saber demonstrar, e sobre cada uma há um mosaico: uma peça por área, cheia se contiver documentos. Não é uma ilustração tirada de uma biblioteca: é o retrato desse cliente, e muda enquanto se trabalha. Uma fotografia de arquivo seria igual para todos e não diria nada.
A família pior coberta não a escolhemos nós: escolhe-a o código, pela cobertura, e sobe ao topo com o fundo cheio da sua cor e um botão que abre logo a primeira área vazia. As outras cinco ficam monocromáticas de propósito. Seis cores para seis famílias eram seis cores que não diziam nada; a cor é usada por uma só coisa por ecrã, e é por isso que se vê.
Uma coisa a saber antes de a abrir
Num cliente novo o mosaico estará quase todo vazio e as seis fichas dirão todas «vazio». É honesto e é incómodo. Nem todas as setenta e sete áreas servem a todos: um consultório e uma imobiliária juntos usam menos de vinte. Os modelos setoriais existem precisamente para partir das áreas que dizem respeito àquele cliente em vez de todas.
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