TL;DR
O art. 5.º, n.º 1, al. e) do RGPD impõe a limitação da conservação. A CNIL desdobra o princípio em três fases: base ativa (o tempo necessário à realização da finalidade), arquivo intermédio (processo encerrado mas com interesse administrativo ou obrigação legal — com separação física ou lógica obrigatória) e arquivo definitivo (tratamentos para fins de arquivo de interesse público). Os referenciais setoriais dão prazos obrigatórios quando um texto os impõe e recomendados nos restantes casos: aplicar os recomendados vale como presunção de conformidade, afastar-se deles é possível desde que a escolha seja documentada.
Um dado, três vidas
A base ativa é o tempo necessário à realização da finalidade que justificou a recolha. Aí os dados são acessíveis no ambiente de trabalho imediato dos serviços operacionais: os recursos humanos num recrutamento, a área comercial num cliente. O exemplo da CNIL é o candidato não selecionado, cujos dados se conservam no máximo dois anos salvo pedido de apagamento.
O arquivo intermédio começa quando o processo é encerrado. Os dados já não servem para atingir o objetivo, mas mantêm um interesse administrativo — a gestão de um eventual litígio — ou respondem a uma obrigação legal: os dados de faturação conservam-se dez anos por força do código comercial, mesmo que a pessoa já não seja cliente. Nessa fase só podem ser consultados de forma pontual e fundamentada, por pessoas especificamente habilitadas.
O arquivo definitivo respeita apenas a tratamentos para fins de arquivo de interesse público. Ao contrário da base ativa, as duas últimas fases não são automáticas: a sua necessidade avalia-se tratamento a tratamento, e em cada uma deve fazer-se uma triagem entre os dados.
A frase que toda a gente salta
«Se o arquivo intermédio for necessário e justificado, deve ser operada uma separação face à base ativa.» Essa separação é física — extração dos dados para uma base de arquivo dedicada, acessível apenas a pessoas habilitadas — ou lógica: os dados permanecem onde estão mas ficam isolados por uma limitação de permissões que os torna inacessíveis a quem já não tem interesse em tratá-los. Um registo que declara dez anos de conservação enquanto os dados continuam no CRM, à vista de toda a equipa comercial, não descreve um arquivo intermédio: descreve dez anos de base ativa, que é outra coisa e raramente justificável.
- O mesmo dado pode pertencer a dois tratamentos distintos com dois prazos diferentes: arquivá-lo ou apagá-lo num não impede de continuar a usá-lo no outro.
- Quando um texto fixa o prazo, é esse que se aplica — o art. L3243-4 do código do trabalho francês obriga o empregador a conservar duplicado do recibo de vencimento durante cinco anos.
- Os referenciais da CNIL cobrem saúde fora da investigação, investigação em saúde, o setor social e médico-social, e a gestão de recursos humanos. Só enumeram os tratamentos mais frequentes: um tratamento ausente do referencial não é um tratamento sem prazo.
- As disposições reunidas nos referenciais respeitam apenas ao direito nacional: uma sociedade estabelecida em vários Estados tem de verificar as demais legislações aplicáveis.
«Prazos legais» não é um prazo de conservação
É a menção mais frequente nos registos e não diz nada: nem que fase, nem que texto, nem a partir de quando se conta. Um prazo utilizável tem três elementos — a fase, o número de anos ou meses, e a referência que o fundamenta, normativa ou doutrinal. Sem o terceiro ninguém pode verificar o primeiro, e um registo não verificável não protege quem o produz: documenta a sua aproximação.
O guia prático da CNIL foi elaborado com o serviço interministerial dos arquivos de França, precisamente porque o RGPD e o código do património não dizem o mesmo e uma entidade pública tem de sustentar ambos. Para os tratamentos sem prazo fixado por um texto, o guia propõe uma grelha de análise que parte da finalidade — que é o caso da maioria dos tratamentos, e o trabalho que o referencial não faz por si.
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