TL;DR
Os dados dos candidatos não selecionados são apagados no prazo máximo de quatro semanas após o fim do processo. Com consentimento ativo pode ir até um ano. O prazo cobre todo o processo: currículo, carta de motivação, ata da entrevista, resultados do assessment e a troca de mensagens. Para quem é contratado começa outro regime, e aí a cópia do documento de identificação tem um prazo próprio de cinco anos a contar do fim do ano civil da cessação.
Quatro semanas, e tudo o que aí cabe
A autoridade neerlandesa parte de um máximo de quatro semanas após o encerramento do processo de recrutamento. É o prazo mais curto que uma autoridade europeia aplica neste ponto, e não é facultativo: quando um candidato preterido reclama, é a primeira coisa verificada, porque se apura sem qualquer instrução.
O que costuma falhar não é o prazo mas o seu âmbito. Abrange todos os dados do processo: o currículo, a carta, os apontamentos da entrevista, o resultado de um assessment e a correspondência com o candidato. Uma organização que retira o currículo do sistema e deixa as atas das entrevistas numa pasta partilhada não cumpriu — e essas atas são muitas vezes os documentos mais sensíveis de todo o processo.
A bolsa de candidatos é um segundo tratamento
Guardar um candidato para vagas futuras é possível até um ano, mas apenas se tiver dado um consentimento ativo. Ativo significa pedido e respondido. Uma caixa pré-assinalada no fundo do formulário não é consentimento, e um candidato que nunca respondeu ao pedido não está na bolsa mas num ficheiro sem fundamento.
A bolsa é ainda um tratamento distinto do recrutamento: outra finalidade, outro fundamento, outro prazo. Quem a coloca na mesma linha do registo faz desaparecer as quatro semanas sem que ninguém tenha decidido fazê-las desaparecer.
- O prazo corre a partir do FIM DO PROCESSO, não da recusa ao candidato concreto: uma seleção que se arrasta dois meses mantém no processo os primeiros preteridos durante todo esse tempo.
- Para quem é contratado os documentos passam para o processo individual, mas não todos: o que foi licitamente recolhido na seleção e não é necessário à relação de trabalho deve ser posto de parte e não transportado.
- A cópia do documento de identificação, pelo contrário, deve conservar-se pelo menos cinco anos a contar do fim do ano civil da cessação. É a única parte do processo com um prazo próprio mais longo do que o resto.
- Copiar um documento de identificação por quem NÃO é empregador — uma agência em fase de procura, por exemplo — é outra coisa e em regra não é permitido.
O processo individual não é um bloco único
Pôr um só prazo sobre todo o processo é sempre errado, e errado nos dois sentidos ao mesmo tempo. A administração salarial tem de ser conservada sete anos ao abrigo do art. 52.º da lei fiscal neerlandesa. A cópia do documento, cinco anos a contar do fim do ano da cessação. Para o resto a autoridade aponta dois anos após a saída como orientação. Sete anos em tudo conserva a ata de avaliação cinco anos a mais; dois anos em tudo destrói os dados salariais com cinco anos de antecedência.
A consequência prática para o registo de atividades: a linha «processo individual» não existe. São três linhas, com três prazos e três fundamentos, e quem as funde obtém um registo que parece completo e está errado em dois terços.
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