Quantos anos conservar os processos de pessoal na Polónia: dez ou cinquenta — e porque é uma só data que decide

Porque um único número no registo é sempre falso

A reforma de 10 de janeiro de 2018 reduziu a conservação da documentação laboral de cinquenta anos para dez, mas não para todos ao mesmo tempo. Formaram-se três grupos de trabalhadores, cada um com o seu prazo e o seu ponto de partida. Na prática, «10 anos» na coluna da conservação é verdadeiro para um grupo, falso para o segundo e condicionado para o terceiro.

Para quem foi admitido a partir de 1 de janeiro de 2019 vale a regra base do art. 94.º, ponto 9b do Código do Trabalho: a documentação conserva-se durante a relação de trabalho e por dez anos a contar do fim do ano civil em que cessou. O prazo corre do fim do ano, não do dia da cessação: para um contrato que termina em janeiro são quase onze anos.

Para quem foi admitido antes de 1 de janeiro de 1999 valem cinquenta anos, contados do DIA da cessação. Muda não só o número mas a forma de contar: no regime de cinquenta anos não há arredondamento para o fim do ano. Este grupo não pode ser encurtado, o relatório não o alcança.

O grupo intermédio: uma redução que se tem de merecer

Para quem foi admitido entre 1 de janeiro de 1999 e 31 de dezembro de 2018 vigoram por defeito cinquenta anos. A redução para dez só ocorre se o empregador depositar primeiro a declaração ZUS OSW e depois o relatório informativo ZUS RIA. E aqui está a armadilha que derruba a maioria dos registos: após o depósito, o prazo corre do fim do ano civil em que O RELATÓRIO FOI DEPOSITADO — e não da cessação da relação de trabalho.

Para um trabalhador que saiu em 2005 e cujo relatório foi depositado em 2021, o prazo termina no final de 2031. A data do depósito torna-se assim um dado sem o qual não é possível sequer calcular o momento do apagamento, e tem de ser conservada junto ao processo — o que é, por si, um tratamento a inscrever no registo.

• Não depositar o relatório não é uma omissão neutra: decide quarenta anos adicionais de conservação de dados pessoais. Sob a limitação da conservação, isso exige uma decisão fundamentada, não um silêncio.
• Desde 2019 o registo do tempo de trabalho integra a documentação laboral e segue o seu prazo. Antes tinha prazo próprio mais curto, e o resíduo dessa regra continua em muitos registos.
• As folhas de vencimento e fichas salariais têm um mínimo de cinco anos na lei da contabilidade, mas o prazo real é fixado pelas normas da segurança social, ou seja a mesma divisão dez ou cinquenta. Escrever «5 anos» parece correto e é um erro.
• A parte D do processo tem destino próprio e mais curto: a cópia da comunicação de sanção disciplinar é removida ao fim de um ano de trabalho irrepreensível, por força da lei. Num PDF único essa remoção é inexequível.

A conclusão prática para o registo de atividades: a coluna do prazo de conservação da documentação laboral não pode conter um número. Tem de conter uma regra — a data de admissão como critério, o estado do relatório ZUS como condição e a verificação de processos como causa de suspensão. Um registo que diz «10 anos» descreve um terço da realidade e parece completo ao fazê-lo, o que é pior do que uma lacuna.