TL;DR
Desde 1.1.2025: documentos de suporte oito anos (§ 147.º, n.º 3 AO; § 257.º, n.º 4 HGB), faturas oito anos (§ 14b, n.º 1 UStG). Mantêm-se em dez anos: livros comerciais, inventários, balanços de abertura, contas anuais — e os registos do § 22.º, n.º 1 UStG, como o ministério das Finanças alemão precisou em 8 de julho de 2025. As cartas comerciais recebidas e enviadas mantêm-se em seis.
O que a BEG IV mudou e o que não mudou
A quarta lei de redução de encargos entrou em vigor em 1 de janeiro de 2025 e baixou de dez para oito anos o prazo de conservação dos documentos de suporte. A mesma redução aplica-se, em sede de IVA, às faturas. O prazo encurtado aplica-se pela primeira vez aos documentos cujo prazo, segundo o direito anterior, ainda não tinha terminado em 31 de dezembro de 2024.
O que a lei não tocou está no mesmo número, uma linha acima: livros comerciais, inventários, balanços de abertura, contas anuais, individuais e consolidadas, mantêm-se em dez anos. As cartas comerciais mantêm-se em seis. Três prazos onde antes havia dois, sobre documentos guardados no mesmo arquivo.
A exceção que o legislador saltou
A redução do § 14b UStG abrange as faturas. Não abrange os registos do § 22.º, n.º 1 UStG, isto é, os lançamentos de IVA em que as faturas assentam. O ministério das Finanças deixou-o por escrito na carta de 8 de julho de 2025: esses registos conservam-se ainda por dez anos.
Resulta daqui uma configuração que nenhum plano de eliminação escrito em 2023 conhece: a fatura pode ser eliminada aos oito anos, o registo de que deriva só aos dez. Manter ambos na mesma linha da matriz obriga a escolher um dos dois erros.
- Conservar dois anos a mais não é um excedente inofensivo: viola o art. 5.º, n.º 1, al. e) do RGPD, e atinge o arquivo com mais dados pessoais de clientes, fornecedores e trabalhadores.
- Eliminar dois anos antes viola o dever de conservação e só se descobre na inspeção seguinte — altura em que já não tem reparação.
- O § 147.º, n.º 3, quinta frase, AO suspende de qualquer modo o prazo enquanto os documentos relevarem para impostos não prescritos. Uma rotina que olha apenas para a data do documento destrói, a meio de uma inspeção, papéis que teriam de ser apresentados.
- Na fatura eletrónica acresce que a parte estruturada deve ser conservada inalterada na forma original. Um PDF arquivado do formato visual não cumpre a obrigação, por completo que pareça.
O que fazer agora, em concreto
Dividir o plano de eliminação nos três grupos — oito, dez, seis — em vez de um prazo único. Inserir, antes de cada eliminação automática, uma verificação do estado de inspeções e recursos. E datar a alteração: uma modificação legal que obriga o responsável a agir deve ser executada de forma demonstrável, não em silêncio.
O teste rápido ao próprio registo é uma só pergunta: na coluna da conservação está um número, ou está escrito que tipo de documento segue que norma? Se estiver só um número, o registo não descreve o direito mas uma simplificação que desde 1 de janeiro de 2025 está errada nos dois sentidos.
Procura uma ferramenta para o seu trabalho de EPD?
O DPO Workspace foi construído por um DPO certificado. 30 dias de experiência gratuita.
Começar gratuitamente
