TL;DR
Vinte e um dias orientadores sobre os metadados do correio dos trabalhadores; a proibição de perguntar por patologias oncológicas concluídas há mais de dez anos; o dever de conservar a fundamentação da comunicação de branqueamento que se decidiu NÃO enviar. Três entradas de registo que quase ninguém escreve.
Um: os metadados do correio, configurados pelo fornecedor
O documento de orientação da autoridade italiana de 6 de junho de 2024 indica vinte e um dias como período orientador de conservação dos metadados gerados pelos programas de gestão do correio — remetente, destinatário, data, hora, dimensão. Não o conteúdo: os registos. É a regra que o responsável mais vezes viola sem saber, porque quem a viola é a configuração pré-definida da suite que comprou: muitas conservam os logs durante meses ou anos, ninguém as escolheu, e é justamente por isso que ninguém as inscreveu no registo. Ultrapassar os vinte e um dias não é proibido em absoluto — o documento tem natureza de orientação e necessidades técnicas documentadas podem justificá-lo — mas mantém-se o art. 4.º do Estatuto dos Trabalhadores quando a conservação permite o controlo à distância.
Dois: o esquecimento oncológico não é um prazo de conservação, é uma proibição de recolha
A Lei 193, de 7 de dezembro de 2023, proíbe pedir informação sobre patologias oncológicas cujo tratamento ativo tenha terminado, sem recidivas, há mais de dez anos; cinco se a doença surgiu antes dos vinte e um anos. Abrange contratos bancários, financeiros e de seguro, a adoção e os concursos. Um questionário que pergunta «alguma vez teve cancro» sem limite temporal é ilícito a montante, e nenhum prazo de conservação o torna lícito. O decreto ministerial de 22 de março de 2024 identifica ainda as patologias em que o direito se constitui antes dos dez anos: aplicar o prazo geral a todas continua a ser uma violação, por defeito.
Três: o processo de quem NÃO comunicou
O art. 35.º do Decreto Legislativo 231/2007 impõe a comunicação de operação suspeita. O que os registos não escrevem é a outra metade: a análise que precede a decisão e a fundamentação do arquivamento interno quando a comunicação não sai. Esse processo contém um juízo sobre uma pessoa identificada — uma suspeita avaliada e afastada — e é mais delicado do que a própria comunicação, porque fica interno e não está coberto pela reserva que a lei reconhece à comunicação enviada. Tem de ficar escrito quem lhe acede e quanto tempo permanece.
- O que têm em comum: nenhuma das três nasce de uma decisão de recolher dados. Os logs já lá estão, o questionário é anterior à lei, o processo é o resíduo de uma decisão negativa.
- O que acontece numa verificação: são arquivos reais que o registo não descreve, e a sua ausência não é um lapso formal — significa que ninguém fixou um prazo e, por isso, que ninguém apaga.
- Por onde começar: perguntar ao fornecedor de correio quanto tempo conserva os logs, reler os questionários de saúde, abrir a gaveta das avaliações de branqueamento arquivadas.
O fio comum
Um registo de tratamentos descreve o que a organização decidiu fazer. Estes três arquivos existem sem que ninguém os tenha decidido: criou-os uma configuração pré-definida, um formulário herdado, um procedimento que produz papel mesmo quando termina num não. É aí que o registo envelhece, não nas atividades que alguém desenhou.
As três estão agora na matriz italiana de prazos de conservação, com a norma citada e o estado de verificação declarado entrada a entrada.
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